In qualità di leader nel tuo ambiente di lavoro, è tuo dovere pianificare e organizzare le risorse, rimanere nel budget, soddisfare i requisiti del business e assicurarsi che le persone finiscano i progetti in tempo. Anche se sei bravo a delegare compiti e a destreggiarsi tra diversi lavori contemporaneamente, assicurarti che il tuo progetto sia un successo può essere ancora una sfida.

E nel frenetico mondo degli affari di oggi, spesso è il momento “responsabile del progetto” è solo un'altra competenza necessaria nel tuo titolo di lavoro complessivo. Tuttavia, più lavori intraprendi e più progetti intraprendi, più è difficile gestire correttamente il progetto.

Per comprendere meglio gli elementi essenziali della gestione dei progetti, è utile suddividere il lavoro in cinque fasi principali:

  • Avvio: impostare il progetto in movimento sviluppando un obiettivo finale
  • Pianificazione: sviluppare un piano passo-passo per raggiungere il tuo obiettivo
  • Esecuzione: delegare compiti ai membri del team che ti aiuteranno a eseguire il tuo piano
  • Monitoraggio e controllo: tieni traccia dei membri del tuo team per assicurarti che soddisfino i loro obiettivi individuali
  • Chiusura: legare tutte le parti in sospeso e finire il tuo progetto in tempo

Che tu sia nuovo nella gestione dei progetti o che gestisca progetti da anni, comprendere le insidie ​​più comuni che ostacolano il successo del progetto ti aiuterà a evitare errori ea raggiungere il tuo obiettivo finale senza ostacoli o complicazioni.

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1. Pessima pianificazione

I maggiori problemi si verificano in genere durante il passaggio 2 della fase di pianificazione. Senza una corretta pianificazione di come raggiungere il tuo obiettivo finale, dovrai affrontare battute d'arresto lungo l'intero processo. Ti mancano le pietre miliari o hai difficoltà a convincere tutte le parti interessate ad approvare la tua pianificazione? Forse ti rendi conto che ti mancano le risorse adeguate per raggiungere il tuo obiettivo. Questi sono segni comuni che hai pianificato male.

Se hai capito che non avevi pianificato di conseguenza, ci sono ancora dei passi da fare per recuperare prima che tutto vada perso. Prendi in considerazione la possibilità di sederti e di mappare l'intero ciclo di vita del tuo progetto. Questo può aiutarti a riadattare il tuo programma; aggiornare traguardi raggiungibili, ripristinare gli stati erogabili e modificare il foglio di lavoro del budget per lavorare con la nuova timeline. Avere una mappa aggiornata di come incontrerai il tuo obiettivo rassicurerà i tuoi stakeholder sul fatto che il tuo progetto sarà un successo.

2. Processo manuale

Stai creando pianificazioni di team da zero o inviando singole e-mail per assegnare lavoro? Ti ritrovi a passare ore a rispettare scadenze, pianificare riunioni o creare rapporti? Se è così, probabilmente stai facendo molto più lavoro fisico, fisico del necessario, il che significa che non stai facendo un uso prezioso delle tue risorse.

Per rendere questo processo più efficiente, mantenere tutti i documenti, come le assegnazioni delle attività, le scadenze, ecc., In un'unica posizione centrale. In questo modo, non dovrai ricominciare da zero ogni volta che esegui un nuovo progetto. Prendi in considerazione l'idea di un software speciale che permetta a ciascun contributore o stakeholder di accedere e vedere lo stato di ogni aspetto del progetto che li riguarda.

3. Strumenti insufficienti

La tecnologia moderna può essere il tuo migliore amico nella gestione di un progetto; tuttavia, può anche essere il tuo più grande nemico. Email, Internet, fogli di calcolo, app per smartphone, programmi basati su cloud; gli esperti stimano che i project manager utilizzano fino a 13 metodi per gestire il progetto.

Invece di destreggiarsi tra diversi metodi, scegli un sistema di gestione che funzioni per tutti loro. Questa sarà probabilmente un'unica piattaforma standardizzata basata su cloud in grado di gestire tutte le esigenze di gestione.

4. Mancanza di monitoraggio e correzione

Come indicato in cinque punti essenziali della gestione del progetto, è essenziale monitorare e correggere i tuoi progressi lungo il percorso. Se non conservi le recensioni fino alla fine del progetto, non sarai mai in grado di toccare la base con i membri del team o gli azionisti per valutare eventuali problemi o preoccupazioni con il progetto.

Inoltre non sarai mai in grado di evidenziare cosa è andato bene e cosa è andato storto.

Per evitare che incomprensioni o complicazioni si verifichino nel progetto, stabilite gli obiettivi e le tappe fondamentali che interessano le parti interessate. Utilizza questi obiettivi per misurare il tuo successo e monitorare i progressi nel corso del tuo progetto. Esaminando i tuoi progressi in piccole porzioni, sarai in grado di apportare rapidamente e facilmente aggiustamenti a budget, attività, allocazione di risorse e molto altro.

5. Pensiero di comando e controllo

Anche se sei il project manager più esperto o utilizzi la più potente soluzione software di gestione del lavoro, non sarà di aiuto se ogni membro del tuo team non è a bordo con gli stessi obiettivi e modi di pensare simili.

Per risolvere questo problema, è importante incoraggiare ogni dipendente a pensare e agire come un project manager. Ciò significa aspettarsi che il tuo team comunichi in modo efficace, collaborare tra loro, delegare compiti e chiedere aiuto se necessario, documenti di prova, progresso dei rapporti, aggiustamento dei problemi e molto altro.

Brooke Cade, scrittore freelance presso Workfront

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