Con lo sviluppo della tecnologia, la videoconferenza si è spostata da un costoso servizio installato, disponibile solo a organizzazioni molto grandi, a una piattaforma pratica per qualsiasi dimensione di business.

I risparmi sui costi sono in genere il fattore chiave dietro l'aumento dell'uso dei sistemi di videoconferenza, con la promessa di eliminare la necessità di viaggiare per incontri faccia a faccia. Ad esempio, Cisco ha riferito di aver ridotto il budget di viaggio da $ 740 milioni a $ 240 milioni utilizzando la tecnologia.

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Le aziende si stanno rendendo conto che è ora possibile sostituire alcuni viaggi di lavoro di routine con la videoconferenza, ma offre di più. Un numero crescente di operazioni è ora gestito da team remoti e, con le aziende sempre più frammentate su grandi distanze, si sono resi conto che la teleconferenza può supportare l'integrazione di team e uffici.

I sistemi di videoconferenza e telepresenza sono spesso usati in modo intercambiabile, sebbene siano piuttosto diversi e abbiano le loro specifiche applicazioni. Il primo è familiare a qualsiasi azienda che utilizza Skype, ad esempio, per effettuare videochiamate.

La telepresenza offre una maggiore fedeltà della vista e del suono e offre un'esperienza più coinvolgente e costosa, generalmente rivolta alle grandi aziende. Un buon esempio qui sono i sistemi disponibili da Cisco.

Con un numero di piattaforme ora disponibili per soddisfare ogni budget, non c'è mai stato un momento migliore per dotare un'azienda di servizi di videoconferenza. Inoltre, mentre la tecnologia si sposta sulle piattaforme mobili, le aziende possono ora sfruttare i vantaggi che questo può portare alle loro organizzazioni.

Approccio con cura

Come conclude una relazione sull'argomento da Frost & Sullivan, l'implementazione della videoconferenza mobile dovrebbe essere affrontata con cura.

"Le aziende che vogliono trarre vantaggio da questo nuovo modo di lavorare dovrebbero offrire ai propri dipendenti una soluzione di videoconferenza mobile che funziona su qualsiasi dispositivo e su qualsiasi rete", afferma. Per consentire la collaborazione visiva mobile tra dipendenti, partner e clienti, alcune aziende si affidano a servizi di consumo come Skype e FaceTime.

"Tuttavia, come sa bene qualsiasi responsabile IT, tali servizi non offrono la sicurezza e il controllo di una soluzione di livello enterprise, il che li rende opzioni rischiose per la maggior parte delle organizzazioni.

"Frost & Sullivan consiglia alle aziende di implementare una soluzione video mobile di livello aziendale".

Al momento di decidere quale sistema di videoconferenza o telepresenza è giusto per un'azienda, ci sono una serie di fattori da considerare.

Uno è se l'azienda ha bisogno di connettere un numero di utenti agli uffici remoti. Se è così, i sistemi a basso costo che utilizzano webcam e servizi come Skype e GoToMeeting sono l'ideale.

Ma come sottolinea Frost & Sullivan, è necessario pensare all'affidabilità e alla robustezza dei sistemi. Investire in servizi di classe enterprise può offrire maggiore affidabilità.

In secondo luogo, quale livello di qualità dell'immagine sarà necessario? Le webcam ad alta definizione sono ora disponibili da numerosi fornitori e possono essere facilmente collegate a qualsiasi Mac o PC.

Tuttavia, se la tua azienda ha bisogno di connettersi con i clienti per le presentazioni, i sistemi di telepresenza potrebbero essere più adatti.

In terzo luogo, il sistema di videoconferenza deve essere scalabile?

L'uso ad hoc renderebbe difficile giustificare un investimento in strutture ad hoc. Ma quando si investe in attrezzatura per macchine fotografiche, cerca il meglio della razza, che produrrà una qualità ad alta definizione, poiché ora è il punto di riferimento per la videoconferenza.

Quindi, considera quanta larghezza di banda sarà necessaria. Questo è spesso trascurato, ma la larghezza di banda necessaria per il funzionamento efficiente delle videoconferenze può essere notevole.

È fondamentale esaminare attentamente la larghezza di banda disponibile e il probabile impatto della normale videoconferenza sulla connessione di un'azienda a Internet. Spesso ci sarà bisogno di un aggiornamento della larghezza di banda.

Infine, i membri del personale dovranno accedere ai servizi di videoconferenza mobile? Poiché lo smartphone è diventato uno strumento aziendale onnipresente, e il tablet PC ha trasformato il modo in cui le aziende operano, la videoconferenza in movimento sta rapidamente diventando un servizio essenziale che le aziende devono implementare.

La sicurezza può anche essere un grosso problema. I responsabili IT utilizzati per la gestione delle VPN, ad esempio, potrebbero dover prendere in considerazione altre opzioni, in quanto le reti potrebbero non offrire i livelli di sicurezza richiesti durante la trasmissione di alcuni contenuti video.

È fondamentale affrontare questo aspetto della videoconferenza in qualsiasi distribuzione di sistema.

La tecnologia sta facendo sempre più uso della codifica video scalabile (SVC), un'estensione del codec H.264 che viene generalmente utilizzato per i video ad alta definizione. Se utilizzato con l'architettura corretta, SVC è in grado di offrire video di alta qualità senza la necessità di una larghezza di banda significativamente maggiore.

Tuttavia, prenditi il ​​tuo tempo per valutare le tue esigenze per garantire che la tua azienda abbia una larghezza di banda adeguata.

I sistemi di videoconferenza e telepresenza possono anche offrire molto più del semplice video. Ad esempio, l'integrazione con le lavagne digitali è ora una componente essenziale di queste piattaforme, ampliando la portata delle informazioni che possono essere condivise.

Fattore verde

I sistemi video possono aiutare a fornire benefici ecologici. Ad esempio, Vodafone ha riferito di aver ridotto le emissioni di anidride carbonica di oltre 5.000 tonnellate all'anno in quanto la società ha eliminato più di 13.000 voli effettuati dal personale in un determinato anno.

Possono anche produrre guadagni in termini di efficienza: la ricerca di Cisco ha indicato che la collaborazione video può risparmiare in media oltre due ore di tempo ogni settimana.

Inoltre, è importante abbinare il sistema di videoconferenza non solo alle attuali esigenze, ma anche alla flessibilità, poiché questi sistemi continuano ad espandersi in tutti gli aspetti della pratica aziendale.

Prima che un'azienda acquisti qualsiasi sistema è fondamentale vedere la tecnologia in azione. Una dimensione non si adatta a tutti con questa tecnologia, quindi dovrebbe cercare di guardare i sistemi su una lista ristretta all'interno di scenari che sono simili a come userà la piattaforma giorno per giorno.