Qualunque sia la tua attività, è probabile che da qualche parte nella tua organizzazione ci sia una persona o un team responsabile della gestione del progetto.

Se gestiscono più progetti, gestiscono il raggruppamento di progetti, sorvegliano i flussi di lavoro e assegnano compiti, il loro lavoro diventa più importante sulla pianificazione delle risorse. Ciò significa che hanno bisogno di una presa salda su chi sta facendo cosa, dove e quando - e devono determinare se tutte le risorse vengono utilizzate nel modo più intelligente.

Possono utilizzare una varietà di strumenti per aiutare a organizzare le risorse a loro disposizione, che possono essere persone, attrezzature, macchinari o spazi per uffici. Alcune persone pianificano le risorse usando fogli di calcolo Excel e un assortimento di altri strumenti non sofisticati, inclusi calendari, lavagne e blocchetti per appunti. Se queste scelte sono fatte a causa dell'economia, o la mancanza di conoscenza di un'alternativa migliore, il loro mancato utilizzo di software di pianificazione delle risorse specialistiche probabilmente sta costando loro tempo, denaro e il rispetto dei giocatori della squadra e della dirigenza.

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Come i fogli di calcolo lasciano il tempo

Quando si utilizzano i fogli di calcolo, è un processo laborioso creare manualmente le impostazioni, duplicare i dati e calcolare il tempo di utilizzo delle risorse. I fogli di calcolo odiano anche i cambiamenti: se hai mai passato il processo di fusione e di smembramento delle cellule per adattare un piano di risorse in Excel, sarai dolorosamente consapevole dei suoi limiti e della sua capacità di drenare le ore della giornata.

Come strumento collaborativo, i fogli di calcolo hanno un rendimento negativo. È molto difficile coordinare le voci di più persone nello stesso foglio di calcolo. Una volta che è stato inviato per e-mail al team, nessuno sa quali modifiche stanno apportando gli altri o quale è l'ultima versione "definitiva" su cui lavorare. Questo può disegnare il processo di pianificazione e creare un lavoro extra per qualcuno per risolvere le modifiche in conflitto.

Non mancano dati, ma cosa significa?

Excel può generare enormi quantità di informazioni. Questo è ottimo per coloro che hanno familiarità con il software, ma può essere un campo minato per coloro che non sanno come trarre il massimo dalle sue capacità analitiche. Senza un'adeguata formazione, la grande quantità di dati rappresentati può essere difficile da esaminare per produrre approfondimenti significativi. Le informazioni non chiare o fuorvianti derivanti da analisi e rapporti scarsi dei dati possono portare a decisioni aziendali deboli, che portano le aziende nella direzione sbagliata.

Non si guarda indietro

Appendere ai dati storici può essere un problema con i fogli di calcolo Excel, mentre il software di pianificazione delle risorse appositamente costruito è spesso ben attrezzato per fornire dettagli su come un piano si è sviluppato e spostato, tracciando i momenti chiave nella timeline di un progetto.

Alcuni potrebbero obiettare che essere retrospettivi non è utile negli affari: perché guardare indietro quando si dovrebbe andare avanti in ogni momento? Tuttavia, i project manager che incontriamo generalmente condividono l'opinione che la possibilità di vedere ciò che è accaduto in passato, ciò che ha funzionato e ciò che non lo è, è fondamentale per il processo di apprendimento e contribuisce ad assicurare un maggiore successo del progetto in futuro. Individuare tendenze e insidie ​​comuni li aiuta a riflettere e prendere decisioni informate che aiutano il loro business a prosperare.

L'illusione che risparmia sui costi

Molti imprenditori non sono d'accordo sull'idea di spendere soldi per software specializzato per la pianificazione delle risorse, preferendo usare Excel, che percepiscono come privo di costi in quanto è già qualcosa che hanno. Tuttavia, in realtà, i fogli di calcolo Excel non sono lo strumento giusto per il lavoro di pianificazione delle risorse, né sono un'opzione gratuita. I costi di licenza devono essere pagati per ogni macchina su cui viene eseguito il software e ci saranno costi aggiuntivi per gli aggiornamenti e la manutenzione.

Ottieni il rispetto per una migliore pianificazione

L'incapacità dei fogli di calcolo di consentire la collaborazione in tempo reale può portare a costose interruzioni nella comunicazione. Inoltre, non si adattano bene al processo di tracciamento dell'utilizzo delle risorse e dei carichi di lavoro. Di conseguenza, i leader del progetto possono prendere decisioni poco informate che portano a membri del team non adeguatamente controllati o sovraccarichi di lavoro.

Se i dipendenti sono annoiati o sull'orlo del burnout, i problemi derivano dal mancato raggiungimento di carichi di lavoro equilibrati. Quando i talenti di un dipendente non vengono nutriti, può causare risentimento. Sul rovescio della medaglia, se si sentono sotto troppa pressione, possono facilmente cadere alcune palle e non riescono a rispettare le scadenze. Quando ciò accade, possono diventare il capro espiatorio per il fallimento del progetto, il che nuoce alla loro salute e all'autostima.

Per una cultura di squadra felice e positiva, è importante utilizzare un software che crei chiarezza della visione generale e delle responsabilità degli individui. Con la trasparenza su chi è responsabile di cosa, delle loro pietre miliari, delle scadenze e delle dipendenze delle mansioni, sia il team sia i dirigenti saranno rassicurati sul fatto che i progetti sono in linea.

Ditch Excel per essere efficace ed efficiente

Chiaramente, la pianificazione delle risorse per la gestione dei progetti è meglio realizzata con uno strumento che è stato progettato appositamente per questo scopo. Software che facilita il lavoro di squadra produttivo e può essere adattato man mano che il piano cambia. Sono disponibili molte piattaforme di pianificazione delle risorse, quindi è importante confrontare le loro funzionalità e il software di prova ideale gratuitamente per trovare la corrispondenza giusta per la tua azienda.

Alcune funzioni da tenere in considerazione per una pianificazione delle risorse più efficace includono: la possibilità di visualizzare aggiornamenti in tempo reale, pianificazione di trascinamento della selezione, visualizzazione e reporting dei dati semplificati, visualizzazioni personalizzate per vedere sia l'immagine grande che i dettagli, personalizzato combinazioni di colori, attività cardine e dipendenze, monitoraggio dell'utilizzo delle risorse e sincronizzazione del calendario di Google.

L'impatto della scelta dello strumento giusto per il lavoro può essere enorme. Una migliore leadership e una migliore comunicazione e lavoro di squadra renderanno molto più facile completare i progetti in tempo e in budget. Permettere ai manager di spostare le risorse rapidamente e identificare i problemi prima che causino problemi significativi, crea maggiore efficienza.

All'interno di un turbolento clima economico globale, le imprese devono cercare metodi intelligenti per favorire la chiarezza e una visione condivisa tra tutti i dipendenti. Come strumento per la pianificazione delle risorse e la gestione del portafoglio di progetti, Excel potrebbe aver avuto il suo giorno.

Ivar Veenpere, cofondatore di Ganttic

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