Introdotto in Mac OS X 10.2 come un gestore dei contatti tanto necessario, la Rubrica Indirizzi e le informazioni al suo interno, ora permea gran parte di Mac OS X. Apri un nuovo messaggio in Mail, ad esempio (vai a File > Nuovo messaggio o usare la scorciatoia da tastiera

Cmd + [N]

), e lì, nella barra degli strumenti, è l'icona della Rubrica.

Fai clic e accedi agli indirizzi e-mail di tutti i tuoi contatti, inclusi quelli che non vengono visualizzati automaticamente nel campo A. Una delle caratteristiche più trascurate di Address Book è la sua capacità di stampare etichette postali su quei fogli standard Avery A4 che è possibile acquistare nella maggior parte dei negozi di carta..

Tuttavia, ottenere le informazioni nella Rubrica è un'arte in sé. Ad esempio, un cliente che era passato da Windows aveva circa 1000 contatti nel suo database Access 2007. Avrebbe stampato le etichette postali dal suo PC utilizzando l'apposito Wizard dell'applicazione, quindi una delle prime attività da eseguire era spostare tutte quelle informazioni sul suo Mac.

Se vuoi farlo da solo, inizia scegliendo File > Esportare in Access (o FileMaker) ed esportare le tabelle come variabile separata da virgole (.csv) o come dati delimitati da tabulazioni (.linguetta).

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Importare i tuoi dati

Fin qui, così semplice. È quando arrivi a importare i dati nella Rubrica che devi mantenere la tua mente su di te: prima, nella Rubrica, vai a File > Importare > File di testo…

Successivamente, vai al tuo file CSV o delimitato da tabulazioni e fai clic su Aperto per avviare la finestra di dialogo Importa file di testo. Quando si apre, la parte sinistra del riquadro di dialogo avrà due colonne: quella di destra contiene i dati che hai esportato dal tuo database, mentre la colonna di sinistra ti permetterà di scegliere quale campo della rubrica ogni informazione Traduci in.

Per il momento, tuttavia, dirà "Non importa". A meno che il tuo primo record di database sia fittizio, contenente solo intestazioni di dati generici ("Nome", "cognome" e così via), dovrai rimuovere il segno di spunta dalla casella contrassegnata Ignora prima carta, altrimenti perderai il tuo primo contatto.

Poi, mentre vai, la metà destra della finestra di dialogo cambierà, per mostrarti come sarà la carta completata. È una buona idea creare un elenco del numero totale di campi che le tue schede di Rubrica dovrebbero avere. Se lavori su un solo contatto, potresti perdere le informazioni essenziali, ad esempio il numero di cellulare, e lasciare quel campo per tutti i contatti.

Usa le frecce nella parte inferiore della finestra per passare attraverso i tuoi contatti, per assicurarti di avere tutto. Se sei soddisfatto, fai clic su OK e i tuoi dati verranno importati nella Rubrica. È comunque una buona idea controllare alcune carte - se hai incasinato vai a modificare > Annulla Importa prima di ricominciare.

Ora puoi ordinare i tuoi contatti in, ad esempio, quelli che hanno indirizzi e-mail e quelli che non lo fanno. Per creare un gruppo di tutti i contatti con indirizzi email: scegli File > Nuovo Smart Group ... , poi E-mail dal primo popup e viene impostato dal secondo. Per quei contatti senza e-mail, ripetere questa procedura ma scegliere non è impostato per lo stato dell'email. È quindi possibile inviare un'e-mail di gruppo alla prima e stampare le etichette per quest'ultima.