La ricerca condotta da AIM (Association for Information and Image Management) ha rivelato che il 77% delle fatture che arrivano come allegati PDF viene stampato, con il 20% delle organizzazioni che esegue la scansione di metà o più della posta in arrivo.

Spostare i documenti cartacei originali in formati digitali per l'archiviazione è importante anche in ambito aziendale, così come la possibilità di acquisire e condividere informazioni che possono essere stampate.

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Poiché l'ufficio senza carta non si è concretizzato, le aziende devono assicurarsi di poter gestire le proprie esigenze di stampa con una riproduzione digitale avanzata, per offrire un flusso di lavoro efficiente. Come afferma The Myth of the Paperless Office: "Non siamo diretti verso uffici che usano meno carta, ma piuttosto verso uffici che tengono meno carta".

Per consentire questo matrimonio di carta e digitale, l'MFD (Multi Functional Device) è diventato indispensabile.

Lo sviluppo degli MFD ha spostato la tecnologia a passi da gigante per fornire un dispositivo che possa diventare un servizio centrale attorno al quale un ufficio può orbitare. Con le funzionalità di stampa e scansione ora disponibili su reti wireless, gli MFD offrono risultati di alta qualità all'interno di fattori di forma che hanno continuato a ridursi in termini di dimensioni e prezzo.

Andrew Hall, Marketing Manager di Oki Systems (Regno Unito): "Scegli un modello in grado di scansionare entrambi i lati di un documento fronte-retro: un MFD dovrebbe risparmiare spazio, aumentare l'efficienza aziendale e risparmiare energia, ma anche controllare il risparmio energetico in modalità sleep è inferiore a due watt, in quanto il dispositivo trascorrerà lunghi periodi di sonno ".

Anche Dan Wogan, Business Manager di stampa di Micro-P ha commentato: "Le ultime gamme di MFD a getto d'inchiostro aziendali offrono tutte le funzionalità e la connettività delle loro controparti laser: qualità di stampa e longevità grazie agli inchiostri pigmentati hanno aggiunto durata e velocità per una reale fruibilità aziendale.

"Gli ultimi sviluppi in questo campo sono l'introduzione di testine di stampa fisse a tutta pagina su macchine da ufficio come Brother e HP, che consentono un cambio di passo nella velocità di stampa e una maggiore durata delle parti non mobili. Adesso parliamo di 70-100 pagine al minuto. "

La combinazione di stampa, scansione, copia e fax significa anche maggiore comunicazione e integrazione in un'azienda.

Con le reti wireless ad alta capacità che diventano comuni, gli MFD utilizzano sempre più il cloud come mezzo di comunicazione. Infatti, il nuovo MFD C2665dnf di Dell offre un ingombro ridotto e NFC (Near Field Communication), che stampa tramite ciò che la società chiama "Tap and Print" - collegando i dispositivi mobili a un hub di documenti basato su cloud che offre ancora più flessibilità agli utenti di l'MFD.

"Uno dei più grandi trend che vediamo nel mercato dei dispositivi multifunzione è il passaggio verso la connettività", ha affermato Anil Jagpal, responsabile marketing europeo di Canon Europe. "I clienti richiedono sempre più la tecnologia degli uffici per gestire i loro documenti da carta a digitale e viceversa, attraverso una varietà di dispositivi mobili e connessi al web.

"Gli MFD, quindi, devono fornire funzionalità di connettività essenziali come Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print o un'app dedicata per la stampa mobile, che possono creare un ambiente di lavoro più flessibile e produttivo e garantire una facile stampa all'interno di piccoli uffici e gruppi di lavoro occupati. "

Un'area che viene spesso trascurata è la sicurezza degli MFD che possono essere utilizzati per la scansione, la copia e l'invio di fax di documenti altamente sensibili.

Qui, l'uso dell'MFD dovrebbe essere coperto dalle più ampie politiche di sicurezza dell'azienda. Gli MFD possono essere protetti in vari modi, compreso l'uso di numeri PIN per accedere alla macchina. Se la macchina è disponibile su una rete, è necessario utilizzare un indirizzo IP statico per l'MFD, con la macchina che dispone di un accesso limitato dietro il firewall aziendale. L'uso di memory stick USB può anche essere limitato per ridurre la probabilità di perdita o furto di dati sensibili.

lista di controllo

Per garantire che il tuo MFD soddisfi le esigenze della tua azienda, segui questo elenco di controllo:

1. Può la macchina la tua azienda sta considerando di gestire la capacità necessaria?

Gli MFD sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. Molti sono mirati al mercato interno. Osserva da vicino la capacità dichiarata e abbinala al carico di lavoro della tua azienda.

2. Quanto è importante la qualità della scansione e della stampa?

Molti dei più recenti MFD che utilizzano la tecnologia di stampa che fino a poco tempo fa si trovavano solo nelle stampanti laser di fascia alta. Guarda i campioni di stampa e l'output scansionato prima di fare la tua scelta.

3. È necessaria la funzionalità fax?

Il fax è lontano da un mezzo di comunicazione guasto, con molte grandi aziende che ne hanno ancora bisogno. Guarda la funzionalità fax dell'MFD, che oggi è probabile che utilizzi il cloud e dialoghi diretti con un altro apparecchio fax.

4. La tua azienda avrà bisogno di gestire le informazioni sensibili?

L'accesso alle funzionalità di un MFD dovrebbe essere controllato con numeri PIN o password. Inoltre, assicurarsi che l'MFD stampi solo le copie richieste per garantire la sicurezza dei dati. E pensa se la porta USB debba essere disabilitata.

5. La tua azienda richiede la stampa remota?

Con l'avvento di BYOD (Bring Your Own Device), la stampa da dispositivi mobili è veloce ed efficiente. Guarda da vicino le app che useranno l'MFD per assicurarti che queste si connettano in modo sicuro.

Un MFD può essere una risorsa economica che un'azienda può costruire il proprio flusso di lavoro. Con gli MFD ora disponibili con una serie di configurazioni, è fondamentale soddisfare le esigenze della tua azienda e abbinarle all'MFD giusto.

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