L'Outlook di Microsoft ha continuato a svilupparsi e ora offre una miriade di funzionalità, ma la maggior parte degli utenti aziendali utilizza ancora l'applicazione per la posta elettronica e forse per tenere traccia del proprio calendario. Se la tua azienda ha un sacco di pianificazione del progetto, o hai bisogno di gestire meglio il tuo tempo, Outlook può diventare un compagno essenziale.

Ci sono 86.400 secondi in ogni giorno. Sfruttare al meglio ognuno di loro nella tua attività è dove Outlook può essere molto utile, ma devi anche sviluppare un nuovo approccio per gestire il tuo tempo e i tuoi progetti e l'email può essere un enorme problema per il tuo tempo.

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Utilizza la regola dei due minuti per la posta elettronica

Prova a impostare uno o due orari fissi nella giornata per controllare la tua posta e disattiva gli avvisi sul desktop che ping ogni volta che arriva un nuovo messaggio. Ciò ti permetterà di concentrarti maggiormente su qualsiasi progetto stia lavorando e quando lo fai controlla la tua email, cerca di essere il più critico possibile.

Usa la regola dei due minuti: se riesci a gestire l'email entro due minuti, fallo. Ma se è necessario più tempo, sposta il messaggio nella cartella in attesa per agire in un secondo momento. Ciò ridurrà al minimo le interruzioni della giornata lavorativa e migliorerà notevolmente il tempo e la gestione del progetto, ma ricorda di programmare l'orario in una parte della giornata per gestire la cartella in sospeso,

Parte di diventare più efficiente con il tuo tempo è tracciare accuratamente questo. Gli esperti calcolano che una pausa ogni 45 minuti o così è necessaria per mantenere la concentrazione. Se hai problemi con il tempo di tracciamento prova con Toggl per permetterti di tracciare con precisione l'orario durante la giornata lavorativa, oppure se sei in giro ci sono un numero qualsiasi di app per dispositivi mobili come Expensify

Utilizzo di Outlook per la gestione del tempo e del progetto

Outlook ha una serie di funzionalità che possono essere utilizzate per la gestione del tempo e del progetto.

Una delle funzionalità più utili è rappresentata dalle attività e dagli elenchi delle attività da creare facilmente. Come accennato in precedenza, se hai un'email che richiede qualche azione, puoi usarla per creare una nuova attività. Anche gli elenchi delle cose da fare vengono visualizzati per impostazione predefinita e puoi anche creare un'attività nell'elenco delle attività giornaliere e visualizzarli nel calendario per un facile monitoraggio e per visualizzare gli avvisi di punti specifici nel tempo.

Outlook 2010 ha anche la possibilità di condividere il tuo calendario con chiunque altro esegua l'applicazione. Se la tua azienda ha un numero di persone che lavorano a un progetto, questa può essere una funzione molto utile. La condivisione può essere effettuata via e-mail, utilizzando Microsoft Exchange Server se la tua attività è in esecuzione o online tramite Office 365.

Puoi anche impostare le regole che verranno automaticamente applicate a una email al suo arrivo. Per la gestione dei progetti, ciò può essere utile per garantire che tutti i messaggi in arrivo vengano raggruppati automaticamente e associati al progetto a cui sono collegati.

Inoltre, gli utenti di Office Professional hanno a disposizione Business Contact Manager. Questa è una potente applicazione per la gestione dei contatti che si rivolge all'assistenza clienti, ma è l'ideale per gestire i contatti all'interno di un dato progetto. La funzione di consolidamento è particolarmente utile nella gestione dei progetti in quanto raccoglie e-mail, informazioni di contatto e appuntamenti che possono anche sincronizzarsi con Outlook e SharePoint.

Un'altra funzionalità utile in Outlook 2010 che può essere utilizzata in modo efficace per la pianificazione del progetto è la rivista. Usando il diario è possibile registrare automaticamente le azioni relative a contatti specifici, che vengono quindi inseriti in una timeline. Inoltre, è possibile tenere traccia di altri elementi, inclusi documenti di Word e cartelle di lavoro di Excel. Per accedere facilmente al diario è possibile aggiungerlo al pannello di navigazione utilizzando le funzioni dei pulsanti di configurazione.

Inoltre, chiunque sottoscriva le tecniche di gestione del tempo sviluppate da David Allen e utilizza anche Outlook 2010 può installare vari plug-in che consentono loro di impostare facilmente l'approccio di "fare le cose" di Allen alla gestione delle informazioni.

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Outlook in espansione con plug-in

Poiché Outlook è un client di posta elettronica standard, sono comparsi molti componenti aggiuntivi di terze parti che espandono le funzionalità dell'applicazione come piattaforma di gestione del tempo e del progetto. Alcuni dei componenti aggiuntivi che la tua azienda potrebbe utilizzare per migliorare Outlook includono:

  • Gestione dei progetti di collegamento mancante
  • InLoox
  • PlanPlus
  • MyLifeOrganised
  • RescueTime
  • intervalli
  • Finire di fare le cose
  • InLook Time Management

Quanta sofisticazione hai bisogno nel progetto o nel componente aggiuntivo di gestione del tempo dovrebbe essere attentamente considerato. Dopo tutto, non si desidera aggiungere complessità a Outlook che richiede troppo tempo per la configurazione e la manutenzione.

Scarica e installa le versioni di prova delle applicazioni che sembrano offrire il miglior bilanciamento di funzionalità prima di eseguire il commit su un programma specifico. E non dimenticare di consultare le altre persone della tua organizzazione che dovranno anche usare l'applicazione. Le loro esigenze dovrebbero far parte della tua decisione di acquisto.

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