Microsoft Office rimane l'opzione predefinita per il software di 'produttività dell'ufficio'. La versione più recente è Office 2013, la suite di programmi è meglio conosciuta dai suoi componenti principali: Microsoft Word per la produzione di documenti, Excel per fogli di lavoro e PowerPoint per presentazioni.

Ma ha un costo, e per alcune aziende, il cloud computing e il software open source offrono opzioni migliori, a volte gratuitamente.

Le piccole imprese tendono ad acquistare Microsoft Office insieme a un computer, anche perché questa è solitamente l'opzione più economica. La versione base di Office 2013 per le piccole imprese - che include anche Microsoft Outlook, l'e-mail e il pacchetto calendario - aggiunge £ 159 (IVA esclusa, come con tutti i prezzi menzionati qui) al prezzo di un PC o laptop Dell, anche se gli sconti sono a volte disponibile.

Il cloud computing - che significa semplicemente utilizzare internet, piuttosto che i propri computer, per archiviare file e software - offre un'alternativa. Può fornire l'accesso da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet, inclusi tablet PC e smartphone, sebbene le dimensioni dello schermo possano rendere difficile l'accesso a quest'ultimo. E puoi ottenere tutto ciò che offre Microsoft Office, insieme ad alcuni extra interessanti, da Google gratuitamente a livello base.

Opzione Gmail

Gmail di Google è ben noto come servizio webmail gratuito, ma tramite Google Drive (precedentemente noto come Google Docs), l'azienda offre anche equivalenti di Word, Excel e PowerPoint in un browser web.

Questi hanno vantaggi: i file sono disponibili ovunque e possono essere utilizzati da più persone in diverse posizioni contemporaneamente, con gli utenti in grado di vedere cosa stanno facendo i loro colleghi.

C'è anche la possibilità di collegare altri servizi di Google come Fusion Tables, che genera mappe con puntatori cliccabili da fogli di calcolo; Analytics, che analizza il traffico web; e il suo servizio di pubblicità a pagamento AdWords. Questi possono tutti utilizzare lo stesso log-in, anche se alcuni hanno poca integrazione con altri servizi di Google.

Tuttavia, ci sono notevoli svantaggi. I componenti di Microsoft Office tendono ad avere più funzionalità, pertanto è probabile che gli utenti avanzati di fogli di lavoro debbano attenersi a Excel. Inoltre, molti utenti sono stati formati o si sono abituati a Microsoft, e c'è un costo, almeno nel tempo, nel riqualificarli per utilizzare un'alternativa.

Ma se hai un personale molto esteso che ha bisogno solo della funzionalità software di base per l'ufficio, i prodotti Google potrebbero essere sufficienti, in particolare perché molte persone hanno un account Google che può essere impostato per consentire loro l'accesso.

Scelta commerciale

La società li raggruppa in una versione con specifiche più elevate denominata Google Apps for Business, che offre 25 GB di spazio anziché 10 GB nella versione gratuita. Ti consente di utilizzare il tuo nome di dominio piuttosto che gmail.com e una garanzia di disponibilità: il costo è di £ 3.30 al mese per utente con una prova gratuita di un mese.

Per coloro che vogliono restare con Microsoft, l'azienda ha risposto con Office 365, una versione di cloud computing della sua suite di software che include Outlook, Word, Excel e PowerPoint. I documenti possono essere salvati online nel servizio SkyDrive di Microsoft, che può essere utilizzato anche dalle normali versioni di Office 2013 e i file sono compatibili con le versioni desktop di Microsoft Office 2007, 2010 e 2013.

Il servizio base per le piccole imprese costa 3,90 euro al mese per utente o 39,60 sterline l'anno, con lo stesso costo mensile di 3,30 sterline addebitato da Google. Ha anche specifiche simili, con 25 GB di spazio di archiviazione, la possibilità di utilizzare il proprio nome di dominio, supporto e garanzia di disponibilità, e un mese di prova gratuito.

Esiste anche un'opzione di £ 100 per utente all'anno che fornisce il software sui propri computer e altre funzionalità.

Un'ulteriore opzione, in alternativa o in aggiunta al cloud computing, è un software open source.

Apache OpenOffice è un pacchetto di produttività per ufficio che può essere utilizzato per qualsiasi scopo senza costi di download e licenza. I suoi componenti, che includono Writer per l'elaborazione di testi, il foglio di calcolo di Calc e Impress per le presentazioni (così come il software di disegno e database), hanno un livello di funzionalità molto più vicino a Microsoft Office rispetto a Google Apps e funzionano come un singolo pezzo di software piuttosto che una suite di quelli connessi.

Supporto

In termini di supporto, ottieni ciò che paghi con il software gratuito: ci sono molti consigli online, ma nessuna garanzia. Ma OpenOffice è in circolazione da 20 anni ed è ampiamente utilizzato: dalla sua ultima versione, la 3.4, è stato rilasciato nel maggio 2012, è stato scaricato più di 44 milioni di volte. Inoltre, come per la versione "normale" di Microsoft Office, funzionerà offline, mentre il cloud computing è altrettanto buono e veloce della tua connessione Internet.

Un business intelligente, anche uno con un budget molto limitato, dovrebbe prendere in considerazione il mix e l'abbinamento. Microsoft, Google e OpenOffice possono tutti utilizzare formati di file aperti che funzionano con diversi tipi di software - ad esempio, Google e OpenOffice possono aprire i formati .doc e .docx di Microsoft Word - sebbene non si presuma che i risultati sembreranno sempre identici quando visualizzato o stampato.

Se hai voglia di conficcarti la testa nel cloud per i software per ufficio, utilizzando Google Apps o Office 365, puoi sempre fornire allo staff una versione gratuita di OpenOffice per consentire loro di lavorare offline.