In questa era di Green IT e GDPR, molte organizzazioni stanno diventando senza carta e per aiutare c'è una pletora di sistemi di gestione dei documenti (DMS) che non solo possono ridurre gli sprechi ma anche semplificare i processi aziendali.

Spendere tempo e denaro per la stampa e la conservazione di documenti cartacei è sempre più considerato una cattiva idea. Non solo c'è il rischio che copie fisiche si perdano e si danneggino, ma sei anche responsabile di tenerle in archivio. E presto si accumuleranno nel tuo ufficio.

Ulteriori informazioni: Logitech MX Craft

Implementando le cose in movimento in un sistema di gestione dei documenti (DMS) nelle operazioni, libererai tempo da dedicare ad altre aree vitali della tua azienda. Sei anche molto più sicuro sapendo che tutti i tuoi preziosi documenti e file sono archiviati in un software, invece di essere sparsi in un magazzino.

Questi sistemi sono in circolazione da alcuni anni, ma sono sempre più accessibili e avanzati. Ecco una selezione di cinque delle migliori offerte attualmente disponibili.

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Templafy semplifica l'uso di più suite per ufficio per contenuti di marca, ma può essere costoso

1. Templafy

Una soluzione di gestione documentale all-in-one

piattaforme: Web, desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, editing, feedback, collaborazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: MS Office | Prova gratuita: sì

Interfaccia facile da usareApp mobiliNon economico

Templafy è uno dei migliori strumenti di gestione dei documenti disponibili. Il sistema si propone di integrare quotidianamente suite per ufficio essenziali e soluzioni utilizzate dalle aziende.

Se c'è una cosa che può essere frustrante, è dover creare documenti di marca usando software diversi. Questo può diventare dispendioso in termini di tempo e frammentato, ma Templafy può aiutare. Con esso, è possibile creare una serie di file all'interno del sistema e gestirli da un singolo feed.

Il software è compatibile con una vasta gamma di dispositivi e utilizza il cloud per consentire l'accesso a tutti i tuoi documenti su computer, tablet e smartphone. Ci sono anche controlli automatici di conformità, e puoi anche dare un feedback ai dipendenti. Tutto questo non è economico, i prezzi partono da 299 € (£ 270, $ 355) al mese.

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M-Files può gestire la maggior parte dei documenti ed evitare la duplicazione

2. M-Files

Documenta il software che rileva la duplicazione

piattaforme: Web, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, modifica, analisi della duplicazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: MS Office, Salesforce CRM | Prova gratuita: 30 giorni

Pratiche integrazioniApp mobili Può essere troppo limitato

M-Files ti fornisce un sistema per aiutare a gestire i documenti (naturalmente), migliorare i flussi di lavoro interni e assicurare che le informazioni importanti siano sempre al sicuro.

C'è un singolo vault per una pletora di file, e puoi facilmente trovarli per cliente, progetto, data, stato o altri criteri.

Il software mira a evitare la duplicazione: è abbastanza comune finire con due copie dello stesso report, o forse di più. M-Files ti avviserà se un documento è stato salvato due volte analizzando i nomi e i dati del progetto. Ottieni anche grandi integrazioni, inclusi Microsoft Office e Salesforce CRM.

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MasterControl Document Control è considerato affidabile dagli organismi di regolamentazione di tutto il mondo

3. Controllo documento MasterControl

DMS incentrato sulla conformità

piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, collaborazione, editing | Cloud-based: Sì | integrazioni: No | Prova gratuita: Liberi per scaricare risorse

Mobile ottimizzato. Supportato dai regolatori. Mancanza di integrazioni

All'interno delle grandi organizzazioni, ci sono spesso processi e regolamenti messi in atto per garantire che i documenti siano conformi e seguano le linee guida aziendali. Ma quando hai un sacco di file, può essere difficile seguire tali regole.

MasterControl, che viene utilizzato da alcuni dei più grandi organismi di regolamentazione del mondo, è un software di controllo dei documenti che si rivolge a regolamenti e standard complessi in tutto il mondo. Ha lo scopo di ridurre i costi di conformità e aumentare l'efficienza interna.

Il sistema automatizza completamente il routing, la consegna, l'escalation e l'approvazione di documenti importanti. Dispone inoltre di un archivio centralizzato e sicuro in cui è possibile archiviare e cercare file aziendali.

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XaitPorter offre flessibilità e collaborazione per i documenti in una varietà di formati

4. XaitPorter

Collaborazione cloud-based al suo meglio

piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, collaborazione, editing | Cloud-based: Sì | integrazioni: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Prova gratuita: Demo disponibile solo

Completamente cloud ottimizzato Funzionalità di collaborazione intelligentiLack di gestione dei moduli

Se stai cercando una soluzione cloud per la creazione di documenti, allora dovresti assolutamente dare un'occhiata a XaitPorter.

La cosa grandiosa di questo sistema è che è estremamente flessibile. Sei in grado di collaborare e lavorare su documenti con colleghi contemporaneamente, e puoi facilmente condividere feedback l'uno con l'altro. Gestisce anche tutti gli aspetti del flusso di lavoro, quindi non devi preoccuparti di formattazione, numerazione e layout.

XaitPorter ha anche alcuni utili trucchi sul fronte delle integrazioni. Il software può funzionare con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office e Dynamics, SharePoint, OpenText e Dropbox. Ed è attualmente utilizzato da circa 45.000 aziende in tutto il mondo.

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Dokmee offre DMS cloud, desktop e mobile, ma potresti trovarti meglio con un abbonamento multiutente

5. Dokmee

Software sicuro per la gestione di documenti aziendali

piattaforme: Desktop, mobile | Risorse coperte: Gestione dei documenti, archiviazione | Cloud-based: Sì | integrazioni: Solo con la versione Pro | Prova gratuita: 30 giorni

Funzioni di automazioneFocalizzazione sulla sicurezza I prodotti Beefier possono essere costosi

Dokmee pone l'efficienza e la sicurezza al primo posto, offrendo una serie di offerte per la gestione dei documenti tra cui scegliere. Il desktop entry-level di Dokmee è solo per un singolo utente ($ 249, £ 190), ma include la maggior parte delle funzioni di indice e di ricerca principali, oltre a funzioni di organizzazione e condivisione e gran parte delle funzionalità di modifica (salva il controllo della versione).

Se si desidera avvalersi di tutte le funzionalità, incluse le importanti funzionalità di sicurezza, è necessario utilizzare Dokmee Professional, che consente anche a più utenti e una serie di integrazioni come i componenti aggiuntivi di Microsoft Office (per Word , Excel e Outlook).

Esiste anche una versione cloud ben fornita del DMS, sebbene sia necessario contattare il fornitore per i prezzi su questo e sul pacchetto Professional. Un ulteriore vantaggio è un'app mobile gratuita disponibile per dispositivi iOS, Android e Windows.

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