introduzione

Creare una piccola impresa è abbastanza difficile senza i costi esorbitanti associati alle moderne licenze software. Impostare un numero di posti con il software a prezzo pieno e si potrebbe essere in cerca di fatture mensili in prossimità dello stipendio di un dipendente.

Ora, non ti consigliamo di iniziare a tagliare gli angoli: un business creativo che cerca di sopravvivere su Gimp e Inkscape invece di riciclare i soldi per Creative Cloud non rimarrà un business creativo per molto tempo.

Ulteriori informazioni: Logitech MX Craft

Ma ci sono alcune funzioni aziendali che puoi tranquillamente trasferire al software libero senza troppe differenze, e ci sono alcuni software gratuiti che possono rendere la tua azienda più efficiente.

Abbiamo creato questa presentazione basata su dieci funzioni aziendali chiave. Che tu sia uno studio di progettazione o un installatore di gas, c'è un software per te. Quindi iniziamo!

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Il miglior software per l'ufficio: Google Docs / LibreOffice

La tua scelta di suite per ufficio dipende in realtà dalle tue esigenze specifiche, quindi ti consigliamo un paio di pacchetti qui.

Se si richiede la compatibilità con Microsoft Word ed Excel, il successore OpenOffice open source LibreOffice è probabilmente la scelta migliore poiché è molto simile in termini di interfaccia a quei pacchetti a pagamento. Include anche un pacchetto di presentazione simile a PowerPoint, un pacchetto di disegno perfetto per i diagrammi di flusso e un proprio software di database.

La collaborazione documentale è un requisito sempre più importante. È certamente possibile con LibreOffice, ma ci avvicineremmo di più al mondo multiutente delle app Web di Google - Documenti e Fogli - per gli elementi sui quali i team potrebbero dover lavorare contemporaneamente.

Le modifiche sono visibili non appena si verificano, possono essere ripristinate e c'è persino una chat nel documento per una collaborazione complessa. Ci sono altri ovvi vantaggi nell'utilizzo di un'app Web, tra cui la compatibilità multipiattaforma con praticamente nessun costo IT. Non c'è bisogno di alcuna installazione e nessun aggiornamento di cui preoccuparsi, basta saltare online e sei connesso ai tuoi documenti ovunque tu sia.

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Il miglior software di posta elettronica: Thunderbird

Mentre Microsoft e Apple hanno le proprie opzioni per la gestione della posta elettronica gratuitamente, né la sofisticatezza né le funzionalità avanzate di Thunderbird, un pacchetto di email ben gestito dalla casa madre di Mozilla di Firefox.

Ora, puoi scegliere di avere tutta la posta gestita online attraverso servizi come Gmail, che è sicuramente utile se hai un team distribuito, nessuna proprietà hardware definita, o hai bisogno di un accesso frequente alle caselle di posta in remoto. Non c'è nulla che ti fermi: puoi integrare le caselle di posta web con Thunderbird usando IMAP e le modifiche tra loro saranno sincronizzate.

Il grande vantaggio dell'utilizzo di un programma di posta elettronica è la ridondanza. Se un escavatore fasullo taglia la fibra verso il tuo edificio, almeno non sarai senza i tuoi record di posta elettronica - e diciamocelo, a volte l'email è l'unico posto in cui si nasconde una parte fondamentale delle informazioni aziendali. Thunderbird rende facile la ricerca e la gestione dei messaggi, quindi vale la pena installarli.

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Il miglior software di project management: Trello

Tenere traccia di ciò che deve essere fatto, chi lo fa e ciò che viene fatto in un dato momento è il pilastro centrale di una buona gestione del progetto. Trello utilizza la tecnica Kanban, originariamente creata come parte del processo di produzione just-in-time ultra-efficiente di Toyota - pensa una lavagna coperta di note adesive e non sarai lontano. Crea i tuoi compiti e man mano che gli utenti li spostano nelle diverse colonne, conoscerai il loro stato e chi è responsabile.

Trello è altrettanto utile se lo si utilizza da solo, e dal momento che ogni task card - che è semplice in superficie - può contenere tutte le informazioni che è necessario memorizzare su ogni attività, è un ottimo modo per mantenere i tuoi progetti in ordine . La versione gratuita offre schede e progetti illimitati ma solo 10 MB di file allegati - questo non andrà molto lontano, ma per i piccoli progetti dovrebbe essere adeguato. Un valore aggiunto ai nostri migliori strumenti per la gestione dei progetti.

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Il miglior software di comunicazione del team: Slack

Non commettere errori su questo, chattare con i colleghi di Slack è uno dei modi migliori sanzionati per procrastinare. Ma lo strumento di comunicazione aziendale online du jour non si limita a lanciare gli ultimi meme e le foto di gatti in giro per l'ufficio, e c'è una ragione per cui molte aziende hanno finito per basarsi su di esse come la spina dorsale del loro ambiente di lavoro.

In primo luogo, è una cosa semplicissima da amministrare: se stai lavorando a un nuovo progetto, puoi creare un nuovo canale di chat in pochi secondi e invitare tutti gli utenti coinvolti a condividere aggiornamenti di stato, idee e persino file correlati.

È completamente integrato con la suite office di Google, quindi puoi allegare documenti correlati a ciascun canale per facilità di accesso e puoi persino installare bot in ogni canale per eseguire varie funzioni aziendali o connettersi con altri servizi. E se lavori con un team geograficamente distinto, è un ottimo modo per tenerli in contatto con tutte le relative battute commerciali senza ricorrere alla confusione di e-mail.

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Miglior software di contabilità: account Adminsoft

Prenditi cura dei tuoi soldi e ... beh, conosci il resto. Gli account Adminsoft possono essere un po 'goffi da guardare (ok, molto goffi) e alquanto complicati da gestire, ma offrono una grande quantità di funzionalità che possono gestire la maggior parte degli aspetti del tuo business finanziario. Creato da un piccolo imprenditore per altri proprietari di piccole imprese, è indipendente dalla valuta e perfetto per la gestione di una crescente base di clienti.

È possibile eseguire il controllo completo delle scorte, ordinare gli ordini, gestire le varie funzioni delle risorse umane, gestire il flusso di cassa e i budget, praticamente tutto ciò che è importante. Lasciamo qui un piccolo avvertimento, tuttavia: potresti dover aggiungere del lavoro se in seguito vuoi esportare i dati di Adminsoft Accounts e importarlo in un pacchetto a pagamento come Sage 50, ma sarebbe vero qualunque software di contabilità pacchetto che stavi usando.

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Miglior software di gestione stipendi: HMRC Basic PAYE Tools

Finché gestirai una piccola azienda con meno di 10 dipendenti, ci saranno una serie di pacchetti che si occuperanno di pagarli. Per il Regno Unito ci proponiamo il pacchetto Basic PAYE Tools dell'HMRC, che - pur essendo essenziale come suggerisce il nome - offre tutti gli strumenti necessari per pagare le tasse appropriate per i dipendenti.

Comprende anche calcolatrici per le indennità di malattia e maternità e fornisce consigli quando ci si avvicina a date critiche per, diciamo, spese e benefici. L'unica cosa che non ha a che fare sono le pensioni sul posto di lavoro: dovrai amministrarle prima di eseguire i tuoi stipendi tramite il libro paga.

Coloro che sono costretti a trattare con l'IRS sono leggermente meno fortunati - mentre le tasse dei tuoi dipendenti sono sotto la loro responsabilità, dovrai comunque presentare le tasse aziendali e statali, e non c'è molto in termini di software libero per aiutarti a gestirlo. Consigliamo un servizio come TaxAct: puoi utilizzare il software gratuitamente e pagare solo quando è necessario archiviare effettivamente.

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Il miglior software di fatturazione: Wave Invoicing

Le fatture corrette sono importanti. Se stai chiedendo il pagamento vuoi essere professionale, vuoi essere veloce e vuoi rendere il più semplice possibile i tuoi beneficiari per ottenere i fondi. Wave svolge tutte queste attività all'interno di un'app gratuita multipiattaforma così semplice da poter persino emettere fatture dal tuo telefono.

Se si sceglie, è anche possibile utilizzarlo per accettare pagamenti con carta di credito - Wave fa i suoi soldi con una piccola commissione sui pagamenti effettuati e, sotto tutti gli altri aspetti, è gratuito.

È possibile utilizzare i modelli di fattura per accelerare ulteriormente le cose e Wave può automaticamente inseguire chi è in ritardo con i propri soldi per assicurarsi che sappiano che è ora di pagare. Copre le imposte sulle vendite, fornisce rapporti "di lettura" sulle fatture emesse, può emettere preventivi e preventivi nonché fatture complete e puoi personalizzare i suoi modelli in modo che corrispondano al logo o alla combinazione di colori. È fondamentalmente un negozio di fatturazione one-stop.

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Miglior software di backup: Duplicati

Il backup dei dati è fondamentale per la sicurezza della tua azienda. Se hai mai perso un disco rigido, saprai quanto può essere catastrofico. Per farlo bene, ti consigliamo di seguire la regola del tre: dovresti avere tre copie dei dati critici memorizzati in almeno due luoghi, almeno uno dei quali dovrebbe essere fuori sede in caso di disastro ambientale.

Duplicati è la scelta perfetta: è gratuito, open source, crittografa i tuoi dati prima di eseguirne il backup e puoi scegliere per i tuoi backup di andare in un certo numero di posizioni. Ciò potrebbe significare un'unità locale, un fileserver che hai impostato tu stesso, o persino un servizio cloud.

Può richiedere backup incrementali, il che significa che, dopo il backup iniziale, è necessario inviare solo una piccola quantità di dati ogni volta che viene eseguito per mantenere aggiornati gli archivi. Sì, non è bello, e potrebbe richiedere un po 'di conoscenza tecnica per farlo (e qualunque altro obiettivo di backup tu abbia designato per farlo), ma una volta che è attivo e funzionante sarai al sicuro.

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Il miglior firewall gratuito: IPFire

IPFire copre una serie di ruoli aziendali critici: tra le altre cose è un firewall, un filtro dei contenuti e un registratore di attività. Puoi persino usarlo come gateway VPN per la tua azienda, consentendo agli utenti remoti di accedere come se fossero nel tuo ufficio.

Inganna il tema di questa lista, bisogna ammetterlo; è una suite di programmi e moduli contenuti in un'installazione Linux completamente su misura. Questa non dipendenza da una distro principale significa che non si aspetteranno aggiornamenti, ad esempio da Fedora per tenerlo aggiornato con le ultime minacce alla sicurezza.

IPFire deve essere installato sulla propria macchina, idealmente collocato tra il modem e lo switch di rete per intercettare il traffico anomalo in entrata e in uscita. È anche possibile utilizzarlo per amministrare separatamente reti wireless o creare una rete aggiuntiva con controlli più lenti. Può sembrare intimidatorio, ma con un'interfaccia browser semplice e una buona documentazione, anche il sysadmin più mite dovrebbe essere in grado di gestirlo.

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Il miglior antivirus SMB: Comodo Internet Security

Stiamo concludendo questa galleria con una scelta antivirus che normalmente non sarebbe in cima alla nostra lista, ma la realtà degli accordi di licenza ci ha costretto un po 'a forzare la mano. Potresti pensare che installare qualcosa come Avast, AVG o Avira sulle macchine dei tuoi utenti farebbe il trucco e, tecnicamente, siamo sicuri che sarebbero completamente protetti.

Ma approfondisci la piccola stampa e ti renderai conto che le loro versioni gratuite non sono effettivamente concesse in licenza per l'uso di piccole imprese e non vorrai portare la tua attività in acqua calda legale.

Invece, rivolgersi a Comodo Internet Security, che ha un accordo di licenza che afferma specificamente che è valido per le piccole imprese. Si tratta di un buon pacchetto senza compromessi valido sia per dispositivi Windows sia per Mac: c'è la solita seccatura di upgrade AV gratuita e sicuramente otterrai più funzionalità e più sicurezza per la tua azienda se farai il salto, ma senza contanti protezione è del tutto adeguata.

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