Quando si verificano, i controlli dei fornitori possono essere molto dirompenti per un'organizzazione. La lettera di intenti di audit arriva quasi sempre in un momento inopportuno, ma ci sono alcune precauzioni che puoi mettere in atto per garantire che l'interruzione sia ridotta al minimo.

Creare un processo di verifica del fornitore

Questo è un processo che stabilisce i passaggi interni che l'organizzazione deve seguire per ciascuna fase dell'audit. Assicurarsi che tutte le parti interessate all'interno dell'organizzazione siano consapevoli che sta per essere avviata una verifica. Questa notifica deve andare oltre il dipartimento IT per includere gli approvvigionamenti, l'ufficio legale e la sicurezza.

Avvicinati ai fornitori di software pertinenti

Potrebbe sembrare contro-intuitivo, ma di fronte a un audit, è saggio investire nella costruzione di un buon rapporto con i venditori interessati. Ciò può anche implicare discussioni sui futuri piani di sviluppo del business, poiché dare a un venditore una maggiore comprensione della strategia organizzativa consentirà loro di fornire consigli pratici sui futuri requisiti di licenza. Una relazione più stretta impedirà un audit? È improbabile, ma un dialogo aperto creerà le basi per una base meno aggressiva e costruttiva dell'audit e potrebbe aiutare a influenzare i tempi in caso fosse preferibile un ritardo.

Pensa in modo proattivo ai controlli software interni

Utilizzando strumenti SAM specializzati è possibile registrare esattamente ciò che viene utilizzato e in che modo questo è correlato alla titolarità ufficiale dell'organizzazione. Idealmente questo sarebbe completato su base regolare per tutti i fornitori rilevanti di importanza, allo stesso modo in cui un'organizzazione si avvicinerebbe allo sviluppo di un piano di disaster recovery. Un audit interno verificherà che gli strumenti, le persone e i processi funzionino correttamente, che l'organizzazione sia conforme ai diritti delle licenze e evidenzierà ovviamente tutte le aree problematiche, in modo che il problema possa essere risolto prima che un fornitore giunga a chiamare.

  • Jelle Wijndelts è Senior Consultant SAM presso Snow Software.