Il compito di un CIO non è mai solo quello di gestire i sistemi IT. È anche quello di prendersi cura di uno dei beni più importanti della società: le sue informazioni. Se usati correttamente, i dati giusti divulgheranno informazioni significative su una miriade di cose di cui un'organizzazione può trarre beneficio, compreso ciò che pensano i clienti, quanto bene certi prodotti stanno vendendo e dove i servizi devono essere migliorati. Questo non è un mistero: è la base per le aziende di Fortune 500 come Google e Facebook.

Ma i dati possono rivelarsi preziosi anche per le aziende che non sono nativi di Internet. Ad esempio, ogni azienda ha un database di clienti che, se correttamente analizzati, può fornire approfondimenti per informare campagne future o rivelare mercati non ancora sfruttati. I dati di vendita possono anche essere una miniera d'oro di informazioni. Recentemente, ad esempio, il settore delle compagnie aeree mondiali ha previsto un aumento del 50% degli utili per il 2014 attraverso l'uso dell'analisi dei dati.

Essendo più meticoloso nella raccolta di dati da fonti diverse - dai dati di manutenzione alle reazioni dei clienti sui social media - le correlazioni tra i fattori diventano identificabili e tali relazioni possono essere sfruttate per guidare le vendite e ottimizzare i prezzi. Ci si aspetta che i CIO identifichino e sfruttino informazioni come questa, trasformando i dati da una risorsa in un profitto. Ma quel lavoro è reso molto più difficile da una rottura della comunicazione che è endemica in ogni azienda.

Ignoranza dei dipendenti

Mentre i CIO sono ben consapevoli del valore dei dati, la maggior parte dei dipendenti non lo è: il 36% dei lavoratori europei chiesti in uno studio Canon non comprende il collegamento tra le informazioni e la redditività della propria azienda, un tasso ancora più alto tra i dipendenti più giovani.

Questa statistica può diventare il peggior problema di un CIO, poiché le persone che creano, organizzano e inseriscono i dati non ne sono consapevoli. Tali dicotomie sono comuni sul posto di lavoro, ma si rivelano particolarmente difficili per i CIO dato il valore leggermente astratto delle informazioni (almeno per i dipendenti in prima linea). Dopotutto, il collegamento tra un foglio di lavoro pieno di informazioni sui clienti e i profitti dell'azienda può essere un po 'eccessivo per chiunque non sia direttamente coinvolto nell'elaborazione delle informazioni.

A sua volta, questa mancanza di comprensione crea importanti problemi operativi per il CIO. Non vedere il legame tra redditività e informazioni può portare a incuria o disattenzione da parte di un dipendente. Ciò può comportare serie di dati spezzate, incomplete o mal organizzate o peggio, una crisi di sicurezza in piena regola.

Una mancanza di comprensione significa anche una perdita di opportunità. Quando capiscono il valore dei dati, i dipendenti in prima linea saranno molto più inclini a individuare opportunità per acquisire informazioni e trasferire quelle idee indietro sulla linea.

Due passi per il paradiso

La risposta a questo problema si trova in due passaggi logici: una migliore formazione e sistemi efficienti di gestione delle informazioni. Lo studio di Canon ha mostrato il valore di una semplice istruzione: con una formazione adeguata, la percentuale di dipendenti che ottiene il collegamento tra informazioni e redditività sale di nove punti (dal 64% al 73%). Ancora una volta, l'enfasi sui membri dello staff junior è cruciale, in quanto sono i più propensi ad elaborare i dati aziendali pur essendo la meno probabile a conoscerla.

E il tipo di allenamento? Dipende dalla natura della tua attività, ma l'educazione sul valore della gestione dei dati va di pari passo con l'insegnamento della corretta procedura dei dipendenti per la memorizzazione delle informazioni. I dipendenti impiegano in media 25 minuti al giorno a cercare documenti, una cifra che può essere drasticamente migliorata con processi standardizzati in atto.

La formazione completa anche il secondo passo: assicurarsi di disporre di sistemi di gestione dei dati efficaci ma semplici. Insegnare ai lavoratori come e perché gestire le loro informazioni non va bene se il tuo sistema è eccessivamente complicato; è probabile che si arrenderanno prima di iniziare.

Le cifre parlano da sole: secondo la nostra ricerca, circa la metà degli impiegati europei non crede che i sistemi di archiviazione delle informazioni aziendali siano organizzati o facili da usare. Disparità nei file system, denominazione e formati sono tra le maggiori difficoltà che devono affrontare.

In realtà, le incoerenze tra carta e formati digitali sono una lamentela comune. Queste incongruenze non solo rendono meno probabile che i dipendenti seguano il sistema aziendale, ma l'archiviazione in formati di file non validi (o di carta) crea problemi evidenti per cercare di amalgamare e analizzare i dati quando è necessario.

L'informazione è preziosa Per i CIO è ovvio, ma poiché i dati non sono normalmente elencati nel bilancio, c'è una dura battaglia nel persuadere i dipendenti (e occasionalmente anche i dirigenti di C-suite) di questo fatto. Tuttavia, progettando e implementando un adeguato sistema di gestione e formazione dei dati, è possibile ottenere i dipendenti in volo e salvaguardare uno dei beni più importanti della vostra azienda.

  • Quentyn Taylor è Director of Information Security presso Canon EMEA