Il software aziendale di Microsoft ha permeato le organizzazioni di tutto il mondo negli ultimi decenni, con molti dipendenti totalmente dipendenti dalle piattaforme prodotte dalla famosa vecchia ditta di Redmond.

È più che probabile che la tua azienda utilizzi un pacchetto Microsoft per certi aspetti, ma il tuo team è in cima alle sue licenze con ogni pezzo di software rappresentato?

In caso contrario, la squadra di auditing di Microsoft potrebbe esserti utile, quindi vale la pena di prestare attenzione al consiglio che ci è stato offerto dal country manager di Express Matrix Martin Callinan nella nostra recente sessione di domande e risposte.

TechRadar Pro: Microsoft ha una reputazione di revisione periodica e quali sono i rischi per i suoi clienti?

Martin Callinan: Un recente rapporto di ricerca ha rilevato che Microsoft è il più rigoroso dei fornitori di software quando si tratta di controlli delle licenze. Il 67% delle aziende che erano state controllate negli ultimi due anni ha riferito di essere sottoposto a revisione da parte di Microsoft, rispetto al 42% delle imprese che erano state controllate da Adobe, il secondo più comune revisore dei conti.

Inoltre, il rapporto ha rivelato che le organizzazioni che avevano un deficit di licenze alla conclusione dell'audit hanno pagato in media oltre £ 300.000 per correggere la situazione, dimostrando che esiste un chiaro rischio finanziario per coloro che non riescono a prepararsi.

TRP: cosa possono fare le aziende per ridurre i rischi finanziari e prepararsi in modo più efficace a un controllo delle licenze software di Microsoft?

MC: È fondamentale che le organizzazioni che investono considerevolmente nel software Microsoft siano completamente preparate per la possibilità di un controllo imminente e siano conformi ai termini dei loro accordi di licenza.

Pertanto, dovrebbero adottare un approccio più strutturato alla gestione delle risorse IT e possono adottare tre misure di base al fine di ridurre la loro esposizione al rischio finanziario.

Prima di tutto, è essenziale sapere esattamente quale software è stato distribuito in tutta l'organizzazione. Ma un inventario una tantum non è sufficiente; gli inventari devono essere continuamente aggiornati e riconciliati con i dati di acquisto al fine di scoprire e correggere le carenze delle licenze.

Sono disponibili strumenti di conformità delle licenze gratuiti per aiutare i team IT a generare report affidabili che mostrano il loro attuale inventario.

in secondo luogo; di fronte a una verifica, è facile finire le licenze di acquisto di panico per garantire la conformità ed evitare multe.

Comprendendo come viene utilizzato il software, da chi, su quali dispositivi e da quali posizioni, le aziende possono evitare di essere spinte a sprecare denaro in software semplicemente non necessari.

I dati sull'utilizzo del software possono anche aiutare a determinare quale software può essere dismesso o ridistribuito in modo più efficace in altre aree dell'azienda.

Infine, il modo più efficace per prepararsi a un audit del fornitore è che i team IT garantiscano una solida conoscenza dei loro accordi di licenza e dei diritti di utilizzo del prodotto. Garantendo che il software sia implementato di conseguenza con i suoi termini di licenza, le organizzazioni possono ridurre in modo significativo il rischio in caso di audit del fornitore.

TRP: come possono le aziende essere in una posizione migliore per sfruttare le offerte di licenza Microsoft?

MC: Le organizzazioni dovrebbero cercare di individuare eventuali aggiornamenti o investimenti che intendono realizzare nel corso del prossimo anno, in quanto potrebbero essere meglio acquistare tali licenze ora, piuttosto che aspettare.

Quando si considerano le nuove tecnologie da introdurre, è importante che le imprese abbiano una certa comprensione di come la tecnologia viene utilizzata in tutta la loro organizzazione. Avere dati accurati del software che hanno installato consentirà ai clienti di negoziare da una posizione di conoscenza e guidare un affare migliore.

Osservando le tendenze di utilizzo, è possibile identificare le aree che potrebbero beneficiare delle nuove tecnologie, come il cloud. Senza questi dati sull'utilizzo, la pianificazione anticipata si basa su poco più che sulle assunzioni e sul sentimento.

TRP: Qual è la chiave per non scivolare sulle tue licenze software?

MC: Alla fine della giornata, le aziende hanno la responsabilità di concedere in licenza il software distribuito nella loro organizzazione correttamente, indipendentemente da quanto è probabile che saranno controllati.

Il modo più semplice per evitare la spesa non controllata causata da licenze software errate è garantire che l'organizzazione sia in grado di tracciare le proprie risorse software, capire come vengono utilizzate e quali licenze software si riferiscono a tali risorse.

Questo, a sua volta, consentirà loro di assicurarsi che l'organizzazione sia conforme. In definitiva, le aziende dovrebbero pagare per quello che usano, ma soprattutto usare quello per cui pagano.

Coloro che sono meglio preparati possono dedicare meno tempo a preoccuparsi degli audit e più tempo a pensare in modo strategico ai loro investimenti tecnologici futuri, in modo che possano negoziare accordi più favorevoli.