Fare un cambiamento radicale nella posta elettronica di una grande azienda è una ricetta per il disastro. Gli utenti tendono a ribellarsi se si spinge fuori un'app di produttività diversa e gli incubi di supporto iniziano ad arrivare in massa. Tuttavia, con Google Inbox, ci sono diversi motivi per considerare l'incoraggiamento degli utenti a effettuare un aggiornamento.

Non è una sostituzione all'ingrosso, come il passaggio da Outlook a Gmail. Ed è tecnicamente un puro gioco di consumo (dal momento che non fa parte di Google for Work). Tuttavia, gli utenti aziendali possono usufruire di alcune funzioni chiave per aumentare la produttività del lavoro. Finché sai che ci sono alcuni trade-off (secondo alcuni esperti), vale la pena indagare.

Cambiamenti chiave

Il cambiamento chiave qui è che Google ha offerto Google Inbox come prima app Web per utilizzare la sua nuova metafora Material Design. È davvero una revisione importante che prende i concetti virtuali di layout di colori piatti, spazi bianchi e una struttura di progettazione trim e li mette in un browser (o un'app mobile).

L'interfaccia sembra notevolmente meno ingombrante e l'effetto immediato per i knowledge worker è che puoi pensare un po 'più chiaramente a quello che stai facendo senza così tante opzioni sullo schermo. È probabilmente un'interfaccia più pulita di quella che si vede su un iPad.

Un altro cambiamento fondamentale è che Inbox prende in prestito molte idee da Google Now, la pagina di destinazione e la piattaforma di ricerca che è possibile utilizzare su molti telefoni e tablet Android (e nel browser). Google Now "ascolta" la tua email e sa quando sei vicino ad un aeroporto, in piedi vicino a un terminal degli autobus, o in ritardo per un incontro. In Google Inbox, le funzioni simili mostrano promemoria sui voli e persino sulle cose che hai ordinato sul Web. Tutto questo si integra direttamente nell'interfaccia.

Un miglioramento sorprendente è stato fatto con la ricerca. Quando digiti qualcosa nella casella di ricerca, non devi aspettare un menu a discesa o premere Invio. I risultati appaiono "live" nella tua casella di posta mentre scrivi. Ciò aumenta enormemente la produttività rispetto alle ricerche su Gmail. Significa anche una minore dipendenza dalle etichette di Gmail (che appaiono ancora a sinistra in un menu a discesa) perché puoi essere sicuro che puoi trovare gli aghi nel pagliaio semplicemente digitando una ricerca. Migliora il flusso di lavoro perché puoi cercare in modo più interattivo, spontaneo e rapido.

"Google sembra prendere Inbox verso quella che potrebbe essere chiamata gestione della messaggistica dinamica, ovvero provare a riconfigurare la posta elettronica e le attività correlate come realmente produttive anziché gli oneri che spesso comportano", afferma Charles King, un analista IT. "Alcune funzioni appaiono in base alle lezioni pratiche che Google ha appreso dallo sviluppo e dalla gestione di Gmail. Altre, come gli avvisi sui voli aerei, sono probabilmente in grado di unire funzionalità di servizi come Google Now."

Problemi di produttività

Una domanda importante da porre prima di utilizzare Google Inbox (e devi richiedere un invito su http://www.google.com/inbox prima di saltare la spedizione da Gmail) è se queste modifiche avranno un impatto sulla tua produttività o se potrebbero causare un rallenta. L'app fornisce certamente alcuni miglioramenti visivamente e da un punto di vista tecnico, ma qualsiasi cambiamento nel modo di lavorare potrebbe avere un effetto dannoso se i guadagni non compensano il cambiamento.

Un esempio di questo è che Google ha spostato le schede per promozioni, post sul forum, attività di social networking e aggiornamenti non critici sulla colonna sinistra sopra le schede. Non possono essere disabilitati o spostati da quel punto, quindi se ti affidi alle etichette, scorrerai verso il basso sotto questi secchi codificati. Puoi decidere di raggrupparli in gruppi e visualizzarli solo una volta ogni tanto, in modo che non ingombrino la tua casella di posta, ma non puoi ignorarli completamente.