Jeremy Holt afferma che molte piccole e medie imprese non gestiscono molto bene il lato legale dei loro acquisti IT. Spesso tagliano gli angoli e non prendono i giusti consigli, o addirittura ottengono abbastanza dettagli sull'accordo per iscritto - e vengono a rimpiangere il fallimento.

L'avvocato commerciale - un partner di Clark Holt e l'autore di A Manager's Guide to IT Law - dice che può essere particolarmente doloroso quando hanno pagato per lo sviluppo di software su misura e scoprire di non avere diritti di proprietà sul codice sorgente.

"Spesso mi vengono le telefonate di persone che hanno utilizzato una software house per ottenere qualcosa di pronto, poi c'è una fila e si rendono conto che la casa del software li ha più di un barile", dice.

"Non hanno i diritti per usare il software che è stato creato, sebbene abbiano pagato per alcuni lavori di sviluppo che non possiedono, tutto è nella macchina della casa del software e dicono" A meno che non paghi le mie accuse io Non sto facendo altro lavoro per far andare avanti le cose "."

Prenota e suggerimenti

Era un dilemma come questo che lo spinse a scrivere il libro, che è pubblicato dal Chartered Institute for IT (BCS), e redigere i suoi 10 suggerimenti sui problemi che i manager IT dovrebbero conoscere. Il suo consiglio è di prendere alcuni semplici passaggi per evitare il problema.

"In primo luogo, dovrebbero scrivere per iscritto ciò che si aspettano che accada: molte di queste cose accadono senza alcuna traccia scritta di ciò che sta accadendo.

"In secondo luogo sarebbe sensato concordare che lo sviluppatore fornisca il codice sorgente in modo che possano spostarlo altrove, o che sia d'accordo nel contratto che permetterebbe al cliente di avere altre persone che sviluppano il software se non vogliono usarlo loro più. "

Holt dice che la maggior parte degli acquirenti si troverà in una buona posizione per fare ciò prima che tutto sia firmato, ma che una volta che l'affare è stato pagato o pagato "il genio è fuori dalla bottiglia", e il fornitore di software può nominare il prezzo.

Egli consiglia inoltre di cercare di evitare software su misura e di acquistare i pacchetti commoditised, anche se comporta la modifica di alcuni processi interni per abbinare il software. Può causare un certo attrito interno ma è molto meno rischioso.

Mediazione

Un altro passo che potrebbe essere preso in considerazione è includere una clausola di mediazione nel contratto, in modo che se c'è una controversia con un fornitore possono essere costretti a rivolgersi a un mediatore indipendente prima che qualcuno lo porti in tribunale.

Il mediatore ascolta in privato il punto di vista di ciascuna parte e non dice all'altro ciò che è stato detto. Spesso hanno priorità diverse che non si escludono a vicenda, il che significa che entrambi possono ottenere ciò che vogliono veramente.

"Sono rimasto molto impressionato da molti mediatori che ho incontrato e sono indipendenti", afferma Holt.

"Spesso quando hai due persone in disputa è meglio trovare una via di mezzo, perché sarà molto più economico che se vai in tribunale".

L'acquisto di hardware è molto più semplice in quanto un fornitore di solito riparerà o sostituirà tutto ciò che non funziona, ma ci sono anche problemi nel crescente business dei servizi cloud.

"Con il cloud computing hai una grande fiducia nel fornitore", afferma Holt. "Stai mettendo tutti i tuoi dati con loro e potrebbero, se volessero, guardare da vicino i dati, e potrebbero essere visti dai tuoi concorrenti.

"Quando le persone stanno entrando in un contratto cloud le cose su cui vorrei concentrarmi sono quanto sia affidabile l'azienda, chi vedrebbe le tue informazioni, se saranno conservate su un server separato e se la società ha accettato di aiutarti a muoverti a un'altra società di cloud computing, se vuoi. "

e-mail di consulenza

Ha anche consigli sulle e-mail: per assicurarsi che l'azienda ei dettagli di contatto siano corretti, almeno per il primo messaggio in una conversazione, in modo tale che nel thread vi sia sempre una registrazione. Se qualcuno invia un'e-mail per conto della società, deve chiarire e, in caso contrario, potrebbe creare confusione su chi sta stipulando un accordo.

Non sono necessari lunghi disclaimer sulle e-mail. Holt dice "non contano per un colpo" e che è meglio non avere un disclaimer a tutti.

Raccomanda che qualsiasi piccola impresa utilizzi i 10 suggerimenti come punto di partenza per comprendere i requisiti legali delle sue attività IT. Questi includono alcuni dei punti sopra menzionati, insieme a questioni come la necessità di politiche sull'uso dei computer e la distruzione dei dati, e un avvertimento che ci deve essere un accordo sui termini di licenza per usare il software open source.

Ma se c'è un punto in cui Holt enfatizza soprattutto gli altri, è importante ottenere un accordo per iscritto.

"Hai bisogno di contratti scritti", dice. "Non puoi semplicemente fare affidamento su comprensioni che non sono scritte".