Lo adori o lo detesti, sembra che la rivoluzione del "portare il tuo dispositivo al lavoro" ("BYOD") sia qui per restare.

I datori di lavoro stanno sempre più permettendo (e in effetti incoraggiando) ai dipendenti di lavorare usando dispositivi personali, piuttosto che insistere sul fatto che i telefoni, i laptop o i tablet assegnati vengano utilizzati solo per gli affari dell'azienda.

Non c'è dubbio che i vantaggi di lavorare in questo modo - aumento della produttività, forse, perché il dipendente è a suo agio con il proprio dispositivo e può lavorare ovunque vada. Potrebbero esserci dei risparmi sui costi anche per l'azienda, forse, poiché i costi di sostituzione e di aggiornamento sono ridotti al minimo.

Ci sono un certo numero di implicazioni legali che i datori di lavoro devono essere a conoscenza, tuttavia, prima di abbracciare tale pratica. La soluzione a molti di questi problemi è assicurarsi di avere una politica BYOD a tenuta stagna in atto con largo anticipo.

Ecco cinque punti che dovrebbero essere considerati durante la stesura e l'implementazione di tale politica:

Chi possiede cosa?

Come datore di lavoro, puoi legittimamente desiderare di imporre alcune restrizioni post-licenziamento ai tuoi dipendenti, limitando la loro capacità di contattare o sollecitare affari dai tuoi clienti una volta che il lavoro è terminato.

Per garantire che questi siano praticabili nella pratica, anche se i dipendenti non restituiranno i loro dispositivi, assicurarsi che la politica copra la proprietà della proprietà come i dettagli di contatto, ad esempio, o il numero di cellulare utilizzato dal dipendente.

Assicurarsi che i dettagli di contatto del cliente rimangano in particolare proprietà della società, anche se memorizzati su un dispositivo personale. Garantire che tali dettagli siano memorizzati solo in un database aziendale accessibile (piuttosto che nella memoria del dispositivo stesso) faciliterà la distinzione tra proprietà dell'azienda e dei dipendenti.

Cosa è permesso?

Come nel caso di qualsiasi politica IT, devono esserci linee guida chiare su cosa è permesso quando si usano questi dispositivi. Assicurati che sia chiaro quale sia l'accesso ai sistemi consentito, quali dispositivi possono essere utilizzati e quale uso dei social media è consentito mentre sei connesso alla rete di un'azienda. Assicurati che queste regole siano in linea con la politica disciplinare in modo da poter intervenire in caso di violazione.

Chi paga?

Fornire supporto IT anche per dispositivi personali o coprire i costi del software di sicurezza potrebbe far risparmiare denaro alla tua azienda nel lungo periodo. Qualunque cosa tu decida, assicurati che la politica sia chiara su chi paga per cosa.

Sicurezza

Questo è vitale. Assicurarsi che i dettagli della politica siano esattamente quelli che devono essere abilitati per la protezione e la crittografia della password e quale software di sicurezza deve essere installato. Considerare di includere il diritto di cancellare in remoto tutte le informazioni e l'accesso ai sistemi in caso di smarrimento o furto e di chiarire che l'azienda non si assume alcuna responsabilità per la perdita dei dati personali.

Collaborazione IT e risorse umane

I dipartimenti delle risorse umane possono essere utilizzati per redigere politiche che definiscano le aspettative e i limiti del comportamento dei dipendenti, ma la politica avrà bisogno di input fondamentali da parte dell'IT per garantire che sia attuabile, onnicomprensiva ed efficace.

Emozionante e rivoluzionario in effetti, ma assicuratevi che tutte le implicazioni legali siano adeguatamente trattate prima di aderirvi!

  • Graham Green è un partner nel dipartimento del lavoro e dell'occupazione di Reed Smith LLP.