IMWU-nlI dieci migliori consigli per risparmiare tempo - Excel
notiziaI nostri migliori consigli e suggerimenti su Excel per semplificarti la vita, in nessun ordine particolare.
1 / Mettere il testo su più righe
Se stai scrivendo un testo o più righe di dati in una cella e vuoi che il testo appaia su più righe, allora invece di inserire il testo in un'altra cella basta semplicemente premere
ALT + INVIO
E inizierai una nuova riga mentre digiti o modifichi i dati
2 / Aggiungi una calcolatrice alla barra degli strumenti di Excel
C'è una calcolatrice in Excel 2010, ma per impostazione predefinita questa funzione è nascosta, per fare in modo che la calcolatrice sulla schermata di Excel passi alle opzioni della barra di accesso rapido: è il simbolo della freccia in giù accanto al pulsante Annulla nella parte in alto a sinistra dello schermo e fai clic su Altri comandi.
Ti porterà alla finestra di dialogo Opzioni di Excel, sotto Scegli comandi, fai clic sul pulsante a discesa per selezionare Tutti i comandi. Ora scorrere verso il basso per trovare il comando Calcolatrice e fare clic su Aggiungi >> per visualizzarlo nella barra degli strumenti Accesso rapido. Hit Ok per continuare
Fare clic sul pulsante Calcolatrice nella barra degli strumenti Accesso rapido per aprire immediatamente Calcolatrice. Ora puoi usarlo per calcoli semplici
3 / Modifica del comportamento del tasto Invio
Quando premi il tasto Invio in Excel, scendi automaticamente verso il basso
cella appena sotto di essa. Ma puoi cambiare questo valore predefinito e modificare questa funzione.
Vai a Opzioni di Excel - Si trova nella scheda File e seleziona le opzioni - quindi, seleziona le opzioni Avanzate e sotto le opzioni di modifica seleziona la tua scelta dal menu a tendina.
4 / Cambia i nomi dei fogli e il colore
Per dare ai tuoi fogli di lavoro alcune personalizzazioni come i nomi di mese o anno invece di "Foglio1" a "Foglio3", Excel si imposta automaticamente con il tasto destro del mouse sulla scheda e fai clic su Rinomina oppure fai doppio clic sulla scheda del foglio di lavoro e inizia a digitare linguetta.
Se hai molti fogli di lavoro, è molto facile perdere traccia del foglio di lavoro giusto. Per trovare il foglio di lavoro giusto è possibile coordinare il colore di ogni foglio, quindi tutti i fogli di vendita mensili del 2012 potrebbero essere nei toni dell'arancio, dove i fogli del 2011 potrebbero essere in tonalità di rosso.
Per cambiare il colore della scheda, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse sul foglio di lavoro che desideri modificare e seleziona l'opzione "Colore scheda" per modificare i colori della scheda del foglio di lavoro.
5 / Salta rapidamente i fogli di lavoro usando i tasti di scelta rapida
Proprio come puoi usare ALT + TAB per saltare le finestre del programma aperte sul desktop di Windows, puoi fare una cosa simile per saltare i fogli di lavoro in Excel.
Per spostare un foglio di lavoro verso destra, premere
CTRL + PAGINA GIÙ
Per spostare un foglio di lavoro verso sinistra, premere
CTRL + PAGINA SU
6 / Visualizza formule anziché risultati
Un singolo tasto ti consente di alternare la normale visualizzazione di Excel, che mostra i risultati delle formule nel foglio di calcolo e una modalità di visualizzazione che mostra le formule effettive.
Il tasto è
Ctrl + '
(Il tasto grave dell'accento si trova in alto a sinistra della tastiera accanto al tasto 1, negli Stati Uniti è il tasto Tilde); premilo una volta e Excel visualizza le formule al posto dei risultati. Premerlo di nuovo, e i risultati appaiono di nuovo.
In alternativa è possibile ottenere lo stesso risultato selezionando l'opzione per visualizzare le formule.
Apri il menu File, vai a Opzioni, quindi Avanzate;
Scorri verso il basso fino a visualizzare le opzioni per questo foglio di lavoro
Seleziona la casella accanto a "Mostra le formule nelle celle anziché i risultati calcolati".
Deseleziona la casella se desideri visualizzare di nuovo i risultati.
7 / Mantenere i dati nascosti nelle stampe
Quando è il momento di stampare il foglio di lavoro Excel, potresti preferire che alcune informazioni non vengano stampate. Ad esempio, potresti avere alcune informazioni riservate (come gli stipendi dei dipendenti) in una colonna.
Per evitare di stampare righe o colonne specifiche, è sufficiente nasconderle prima di stampare. Per nascondere le righe, selezionale facendo clic sulla riga o sulla colonna (fai clic e trascina per selezionare un blocco di righe / colonne, tieni premuto Ctrl mentre fai clic per selezionare righe / colonne non adiacenti). Quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle righe / colonne del bordo evidenziato e fare clic su Nascondi.
Al termine della stampa, è possibile visualizzare rapidamente tutte le righe o le colonne selezionando l'intero foglio di lavoro (fare clic sulla casella in alto a sinistra dei bordi della riga e della colonna). Quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su un bordo di riga o colonna e seleziona Scopri.
8 / ombreggiate righe alternate
Per un lungo elenco, l'ombreggiatura di righe alternative può migliorare la leggibilità ed è semplice con la funzione di formattazione condizionale di Excel, che consente di applicare l'ombreggiatura delle celle (verde o di altro tipo) a tutte le altre righe nell'intervallo di un foglio di lavoro.
Evidenzia l'intervallo di celle o righe o colonne che desideri formattare.
Scegli Formato, Formattazione condizionale per visualizzare la finestra di dialogo Formattazione condizionale.
Seleziona Nuova regola e quindi seleziona "Usa una formula per determinare quali celle formattare" e inserisci
= MOD (ROW (), 2) = 0
in "Formato valori dove questa formula è vera". Fare clic sul pulsante Formato per visualizzare la finestra di dialogo Formato celle e selezionare la scheda Motivi e specificare un colore per le righe ombreggiate. Quindi fai clic su OK e le righe verranno formattate con il colore che hai scelto.
Probabilmente vorrai scegliere un colore chiaro, in modo che il testo nero predefinito sia ancora leggibile. Oppure, puoi andare fuori tutto e cambiare anche il colore del testo (fai questo nella scheda Carattere della finestra di dialogo Formato celle).
9 / Impostazione di un modulo
La maggior parte delle aziende ha alcuni moduli standard, schede attività, moduli di spesa ecc. E la maggior parte sono configurati in Excel. Questo suggerimento consente di impostare un numero di celle di input dei dati e consente all'utente di spostarsi rapidamente tra le celle di input semplicemente premendo il tasto Tab.
La chiave di questo suggerimento è di bloccare tutte le celle del foglio di calcolo oltre alle celle di input.
Seleziona tutte le celle di input nel tuo foglio di lavoro. (Per selezionare celle non adiacenti, tieni premuto Ctrl mentre selezioni le celle.)
Selezionare Formato celle per visualizzare la finestra di dialogo Formato celle.
Fare clic sulla scheda Protezione e rimuovere il segno di spunta dalla casella di controllo Bloccata.
Clicca OK.
Tieni presente che tutte le celle sono bloccate per impostazione predefinita. Ma ricorda anche che bloccare o sbloccare le celle non ha alcun effetto a meno che il foglio di lavoro non sia protetto. Per proteggere il foglio di lavoro, selezionare Strumenti, Protezione, Proteggi foglio.
Quando il foglio è protetto, troverai che premendo Tab l'indicatore della cella attiva si sposta sulla successiva cella sbloccata.
10 / Aggiunta di un elenco a discesa
I moduli standard tendono anche ad avere risposte standard, come un giorno della settimana o un mese, quindi una casella a discesa con selezioni pre-riempite sarebbe utile.
Supponiamo che tu abbia una cella di input in cui l'utente deve inserire un giorno della settimana: lunedì, martedì, mercoledì ecc.
Inserisci gli elementi per il tuo elenco a discesa in un elenco sul foglio di lavoro, un elemento per cella. In questo esempio, assumerò che i nomi dei mesi inizino nella cella G1 e si estendano fino a G7, ma normalmente li inseriresti al di fuori dell'area leggibile. Nella terminologia di Excel, un gruppo rettangolare di celle (come da G1 a G7) viene chiamato intervallo.
Seleziona la cella che conterrà l'elenco a discesa. Se desideri che più di una cella visualizzi la stessa lista, basta selezionarle tutte ora anziché impostarle una alla volta. (Fai clic e trascina per selezionare un intervallo, tieni premuto Ctrl mentre fai clic per selezionare le celle non adiacenti.)
Selezionare la cella in cui si desidera l'elenco a discesa.
Nella scheda Dati, nel gruppo Strumenti dati, fare clic su Convalida dati
Nella casella Consenti, fai clic su Elenco.
Per specificare la posizione dell'elenco di voci valide, inserisci un riferimento al tuo elenco nella casella Origine in questo caso è (= $ G $ 1: $ G $ 7) o fai clic nella casella Origine e poi seleziona il tuo elenco nella diffusione corrente foglio per popolare automaticamente il riferimento.
Assicurati che la casella di controllo a discesa In cella sia selezionata.
Per specificare se la cella può essere lasciata vuota, selezionare o deselezionare la casella di controllo Ignora vuoto.
È possibile andare avanti di un livello e visualizzare un messaggio di input quando si fa clic sulla cella.
Fare clic sulla scheda Avviso di errore e assicurarsi che la casella di controllo Mostra avviso di errore dopo l'immissione di dati non validi sia selezionata.
Seleziona una delle seguenti opzioni per la casella Stile:
Per visualizzare un messaggio informativo che non impedisce l'inserimento di dati non validi, fare clic su Informazioni.
Per visualizzare un messaggio di avviso che non impedisce l'inserimento di dati non validi, fare clic su Avviso.
Per impedire l'inserimento di dati non validi, fare clic su Interrompi.
Digita il titolo e il testo per il messaggio (fino a 225 caratteri).
Nota Se non si immette un titolo o un testo, il titolo viene impostato automaticamente su "Microsoft Excel" e sul messaggio: "Il valore inserito non è valido. Un utente ha valori limitati che possono essere immessi in questa cella".
Dopo aver eseguito questi passaggi, vedrai una freccia a discesa ogni volta che una delle celle a discesa che hai appena definito è "attiva" (cioè, selezionata e in attesa di input). Fare clic sulla freccia e scegliere un mese dall'elenco. Se provi a digitare qualcos'altro nella cella, verrai sgridato sotto forma di un messaggio pop-up.
Se desideri fornire il tuo testo per le voci non valide, utilizza la scheda Avviso di errore nella finestra di dialogo Convalida dati e inserisci il tuo testo nel campo 'Messaggio di errore'.
Se il tuo elenco di elementi è relativamente piccolo, puoi inserire gli elementi dell'elenco direttamente nel campo Origine. Separa ogni elemento dell'elenco con una virgola.