Diventa un super-utente di gestione della posta elettronica e della gestione dei contatti con i nostri dieci consigli per Outlook 2010

1 / Utilizzo di Outlook per accedere a Google Mail

Gmail è ampiamente utilizzato dalle piccole imprese e Outlook ti consente di ottenere tutti i vantaggi immediati di Gmail e tutti i vantaggi della gestione della posta elettronica di Outlook allo stesso tempo.

Per prima cosa fai clic su File, quindi sotto la categoria Info potrai vedere l'opzione Impostazioni account, fare clic sul pulsante a discesa e selezionare Aggiungi account.

Aggiunta di un account Gmail in Outlook 2010

Nel passaggio successivo, seleziona Account e-mail, inserisci il tuo nome, indirizzo e-mail e password e fai clic su Avanti. Outlook ora fa tutto il lavoro di configurazione e connessione a Gmail, e tornerà da te una volta completato, ora fai clic su Fine e attendi che Outlook si sincronizzi con le tue vecchie e-mail.

2 / Importa contatti Gmail in Outlook

Questa è una procedura in due passaggi, dovrai prima esportare i tuoi contatti in Gmail e quindi importarli in Outlook.

Parte 1: apri il tuo account Gmail, seleziona la visualizzazione contatti e fai clic sul pulsante Altro: è sopra il tuo contatto principale, quindi seleziona Esporta. Successivamente nella finestra Esporta contatti, abilita la casella di controllo "Tutti i contatti" e da "Quale formato di esportazione", abilita l'opzione di formato CSV di Outlook. Fai clic su Esporta per salvare l'elenco dei contatti sul disco rigido del tuo computer.

Esporta contatti in Gmail

Parte 2: nel menu File di Outlook, fare clic su Apri e infine fare clic su Importa. Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Importazione ed esportazione guidata". Seleziona "Importa da un altro programma o file" dall'elenco e fai clic su Avanti. In Sotto seleziona il tipo di file da importare scegli "Comma Separated Values ​​(DOS)" e premi Avanti.

Ora fai clic sul pulsante Sfoglia e seleziona il file CSV dei contatti di Gmail che hai creato nella Parte 1 e fai clic su OK.

Seleziona i contatti di importazione in Outlook 2010

Se disponi già di contatti in Outlook, fai clic sull'opzione "Non importa elementi duplicati" e fai clic su Avanti per procedere ulteriormente. Per il file di destinazione selezionare la cartella Contatti e fare nuovamente clic su Avanti, quindi fare clic su Fine per terminare la procedura guidata.

3 / Crea email e appuntamenti ovunque

Non è necessario essere in Outlook o avere Outlook in esecuzione per creare appuntamenti, messaggi o richieste di riunioni se si dispone di Windows 7. Le attività di Outlook possono essere tutte create dalla barra delle applicazioni di Windows 7 o dal menu Start utilizzando le Jump List.

Le Jump List consentono di accedere rapidamente alla creazione di elementi di Microsoft Outlook 2010 senza passare da un altro programma in uso. E, se Outlook non è in esecuzione, puoi comunque inviare un messaggio o una richiesta di riunione o creare contatti, attività o aggiungere un elemento al tuo calendario utilizzando il menu Start Salti elenchi.

Creare un'e-mail dalla barra delle applicazioni con Outlook 2010

Se Outlook è in esecuzione, utilizzare la Jump List sulla barra delle applicazioni per creare rapidamente un elemento di Outlook.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante Outlook sulla barra delle applicazioni e fare clic su Nuovo messaggio e-mail, Nuovo appuntamento, Nuova riunione, Nuovo contatto o Nuova attività.

Se Outlook non è in esecuzione, fare clic su Start, scegliere Microsoft Outlook 2010 e fare clic sulla freccia destra accanto ad essa, quindi fare clic su Nuovo messaggio e-mail, Nuovo appuntamento, Nuovo meeting, Nuovo contatto o Nuova attività.

4 / Fai accadere le cose con un clic

Outlook 2010 offre agli utenti un'opzione per creare una funzionalità nota come Quick Steps che consente di applicare più azioni contemporaneamente ai messaggi di posta elettronica. Ad esempio, se si spostano spesso messaggi in una cartella specifica, è possibile utilizzare un Quick Step per spostare il messaggio in un clic. Oppure, se inoltrerai i messaggi ad altre persone della tua azienda, una procedura rapida con un solo clic può semplificare l'attività

Nella scheda Home, nel gruppo Passaggi rapidi, fare clic sulla freccia Altro sul lato della casella Passaggi rapidi, quindi fare clic su Gestisci passaggi rapidi.

Crea e modifica un passaggio rapido in Outlook 2010

Ad esempio, se si desidera creare una Quick Step per copiare una e-mail per l'intero team, fare clic sulla e-mail del team Quick Step, quindi fare clic su Modifica. In Azioni, seleziona Inoltra dalla casella a discesa, quindi aggiungi i membri del team nella casella A: puoi selezionarli e aggiungerli come testo. Se fai clic su Mostra opzioni puoi anche aggiungere bandiere e testo