"Anche se la storia tiene spalmato il tutto senza colpa per l'attuale caos, il fatto che spreadsheeting sia così ampiamente utilizzato e allo stesso tempo così incline agli errori è una forte indicazione che se si riuscisse a trovare un modo per migliorare l'affidabilità, il PIL globale passerebbe notevolmente verso l'alto . '"

Angus Dunn, gruppo di interesse europeo sui rischi di un foglio di calcolo.

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Le aziende come i fogli di calcolo. Con oltre 750 milioni di utenti in tutto il mondo, Microsoft Excel è lo strumento tradizionale di scelta per la presentazione e l'analisi di dati e calcoli eseguiti utilizzando la soluzione, contando per 38 miliardi di sterline di decisioni di investimento del settore privato all'anno.

I fogli di lavoro continuano ad essere l'unico strumento reale e flessibile in grado di fornire risposte rapide e questo è uno dei motivi per cui continuano a essere così popolari. Non importa quanti sistemi ha un'azienda, quanto sono grandi o quanti milioni di sterline sono stati spesi su di loro, la realtà è che la maggior parte dei dati viene esportata in Excel prima che vengano prese decisioni di gravi conseguenze. Ci sono solo una manciata di dipartimenti finanziari nel mondo che non eseguono la loro analisi decisionale critica attraverso Excel. E la ragione di ciò è semplice: quelli che aspettano una risposta, non devono coinvolgere il team IT e aspettare settimane per una risposta che Excel può offrire in pochi minuti.

Quindi, mentre Excel continua ad essere la piattaforma numero uno per analizzare i dati, trovare informazioni, preparare grafici e presentarli ai responsabili delle decisioni, ci sono alcuni problemi che sono frustranti per gli utenti.

Una sfida molto comune riguarda coloro che utilizzano fogli di calcolo in un piccolo - può essere solo 5 o giù di lì - team collaborativo in cui tutti hanno bisogno di accedere e condividere gli stessi dati mentre lavorano verso una serie complessa di report aziendali. Questo può essere davvero difficile e irto di una grande inefficienza, poiché le modifiche apportate su un foglio di calcolo non possono essere viste dagli altri membri del gruppo. Il risultato sono ore infinite di copia e incolla per arrivare a una "versione unica della verità".

In questo scenario, il rischio di errori aumenta e, come tutti sappiamo, una scivolata di una chiave può provocare un disastro di alto profilo. Prendiamo ad esempio l'errore del foglio di calcolo che ha lasciato molto imbarazzato il comitato organizzatore delle Olimpiadi di Londra 2012 quando è stato confermato che quattro sessioni di nuoto erano state superate di 10.000 biglietti. L'inserimento di 20.000 anziché la cifra corretta di 10.000 ha causato questo errore e la ricerca mostra che la metà di tutti i modelli di fogli di calcolo utilizzati a livello operativo nelle grandi aziende presenta difetti materiali.

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Re-engineering

Quindi, i fogli di calcolo possono essere riprogettati per offrire uno strumento costruito per le esigenze delle aziende moderne? La risposta è sì ed è il momento di un nuovo modo con l'aiuto di una delle tecnologie più dominanti nel 2018: il cloud.

Il consenso tra gli specialisti IT è che il cloud è destinato a essere il principale fattore di cambiamento e, sicuramente, il cloud ha il potenziale per trasformare l'efficienza all'interno di organizzazioni che hanno bisogno di lavorare in modo collaborativo e attualmente, si basano su fogli di calcolo non collegati per formulare report di gestione.

Utilizzando un approccio radicalmente diverso a un problema antico, gli utenti possono ora godere della semplicità e della comodità di utilizzare un foglio di calcolo come "front-end" con una connessione a un cloud robusto (ma ben nascosto e trasparente per l'utente) " back end 'che fa tutto il lavoro difficile.

I fogli di calcolo esistenti e altre fonti di dati disparate (come MS Access e core ERP) possono ora essere integrati in un'unica soluzione senza nessuno dei problemi di migrazione dei dati su larga scala, una volta sperimentato e con interruzioni minime. Tutti lavorano in Excel, tutti godono di benefici diretti e tutti mantengono la leggendaria flessibilità di Excel.

Sfruttando la potenza di un database industriale e combinandolo con la semplicità di un'interfaccia di foglio di calcolo, Business UK può essere certo di avere a portata di mano dati affidabili, supportati da audit completi che aiutano a prendere decisioni più strategiche, più rapidamente , con più precisione.

Velocità d'uso

A prima vista, la tecnologia sembra esattamente come lavorare con un set di normali fogli di calcolo: non ci sono cambiamenti nei processi aziendali e non è richiesto alcun addestramento aggiuntivo. La differenza sta nel fatto che ogni foglio di calcolo è potenziato da una connessione a un server cloud sicuro in modo che ogni membro del team modifichi qualsiasi valore in qualsiasi cella di dati nel foglio di calcolo locale, gli aggiornamenti siano sincronizzati nel cloud e una versione di la verità viene rispedita a tutti.

Con i regolatori che probabilmente avranno un interesse crescente per il loro utilizzo nei prossimi due anni, ciò segna un importante passo avanti nel trovare un modo per migliorare la collaborazione e l'efficienza, la qualità e la validità dei dati ed eliminare uno dei maggiori rischi associati all'uso del foglio di calcolo; la mancanza di una pista di controllo.

La richiesta di combinare il meglio del vecchio con la tecnologia avanzata del nuovo è una tendenza, destinata a risuonare nel 2018. Le aziende sono stanche di investire e di abbracciare nuove tecnologie che non riescono a essere all'altezza dell'hype. Perché reinventare la ruota quando puoi semplicemente migliorarla?

Questo uso della tecnologia intelligente per fornire fogli di lavoro aziendali di prossima generazione ha il potenziale per porre fine a un problema che ha causato quasi una su cinque grandi imprese che hanno subito perdite finanziarie e che alla fine rimetteranno il potere nelle mani degli utenti aziendali.

Le aziende si sono stancate di pacchetti software rigidi e costosi o di software di contabilità che non fa mai completamente ciò di cui hanno bisogno. Il ritorno ai fogli di calcolo, che sono stati trasformati per adattarsi ai bisogni del mondo di oggi, restituisce loro il controllo di cui hanno bisogno.

Brian Donnelly è CEO di Informazioni sinaptiche. Ha fondato la sua prima attività importante; Constellar, alla fine degli anni '90. Al di fuori del lavoro, molto probabilmente troverai Brian sul campo da squash.